Cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty tôi có 05 thành viên Hội đồng quản trị. Vừa qua, Chủ tịch Hội đồng quản trị đã triệu tập cuộc họp bất thường để xem xét việc miễn nhiệm Giám đốc điều hành công ty. Cuộc họp diễn ra với sự tham dự của 04 thành viên và 01 thành viên vắng mặt. Tuy nhiên, sau khi ban hành nghị quyết, thành viên vắng mặt phản đối vì cho rằng cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành và nghị quyết được thông qua không đúng với quy định của pháp luật. Là một trong số thành viên Hội đồng quản trị được triệu tập họp, tôi muốn hỏi rằng hiện nay, pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ, giải đáp!
MỤC LỤC
2. Cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hội đồng quản trị là gì?
Trong cơ cấu tổ chức công ty cổ phần, Hội đồng quản trị giữ vai trò trung tâm trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Với tư cách là cơ quan đại diện cho ý chí của cổ đông, Hội đồng quản trị không chỉ hoạch định chiến lược phát triển mà còn chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến quá trình hoạt động của công ty. Để có thể hiểu rõ hơn về cơ quan này, Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:
“Điều 153. Hội đồng quản trị
1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
2. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 của Luật này;
e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 138, khoản 1 và khoản 3 Điều 167 của Luật này;
i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết;
n) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
p) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty; yêu cầu phá sản công ty;
q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
3. Hội đồng quản trị thông qua nghị quyết, quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
4. Trường hợp nghị quyết, quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết, quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết, quyết định đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết, quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Trường hợp này, cổ đông của công ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên.”
Với vai trò là cơ quan quản lý công ty, Hội đồng quản trị có thể nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của pháp nhân (ngoại trừ những nội dung thuộc thẩm quyền riêng của Đại hội đồng cổ đông) theo quy định tại khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020.
Việc ra quyết định của Hội đồng quản trị là một trong những yếu tố then chốt bảo đảm cho sự vận hành hiệu quả và thống nhất của công ty cổ phần. Do đó, pháp luật cho phép Hội đồng quản trị chủ động, linh hoạt lựa chọn hình thức thông qua nghị quyết, quyết định bằng một trong các cách như sau: (i) Biểu quyết tại cuộc họp; hoặc (ii) lấy ý kiến bằng văn bản; hoặc (iii) một hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Trên cơ sở bình đẳng, dân chủ và thể hiện trách nhiệm cá nhân trong việc biểu quyết các vấn đề quan trọng, mỗi thành viên Hội đồng quản trị đều có một phiếu biểu quyết.
Đáng lưu ý, nghị quyết, quyết định do Hội đồng quản trị thông qua phải đúng theo quy định của pháp luật, phù hợp với nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và Điều lệ công ty. Nếu nghị quyết, quyết định này gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết, quyết định này cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và phải đền bù thiệt hại. Riêng với thành viên phản đối thông qua nghị quyết, quyết định thì được miễn trừ trách nhiệm. Trong trường hợp này, pháp luật trao cho cổ đông quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên không chỉ nhằm bảo đảm tính công bằng mà còn hướng đến mục tiêu bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của họ - cổ đông trong công ty.
2. Cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định như thế nào?
Cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định tại Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 157. Cuộc họp Hội đồng quản trị
1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.
6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
7. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.
Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
8. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
11. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.
12. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.”
Từ cơ sở trên, có thể thấy, việc bầu chọn Chủ tịch Hội đồng quản trị là bước khởi đầu quan trọng nhằm kiện toàn bộ máy quản trị sau khi Hội đồng quản trị được hình thành. Đây không chỉ là thủ tục mang tính hình thức mà còn là quá trình xác lập người đứng đầu có vai trò dẫn dắt, điều phối và bảo đảm hoạt động hiệu quả của Hội đồng quản trị. Theo đó, Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất bầu cử Hội đồng quản trị. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ thực hiện việc triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị họp không những ít nhất mỗi quý một lần mà còn được pháp luật về doanh nghiệp cho phép có thể triệu tập họp bất thường. Việc tổ chức họp nói trên không chỉ giúp Hội đồng quản trị thực hiện đúng chức năng quản lý mà còn tạo điều kiện để các thành viên trao đổi, thống nhất ý chí về chiến lược mang tính định hướng và đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc họp này chỉ được xem xét diễn ra khi do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập dựa trên các yêu cầu, đề nghị bằng văn bản, cụ thể như sau:
- Đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
- Đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
- Đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
Sau khi nhận văn bản đề nghị tổ chức họp Hội đồng quản trị; trong đó có nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm thực hiện công tác chuẩn bị, gửi thông báo mời họp và tổ chức họp theo đúng thời gian, trình tự, thủ tục mà pháp luật đặt ra. Đáng lưu ý, thành phần tham dự cuộc họp không chỉ bao gồm thành viên Hội đồng quản trị mà còn có các Kiểm soát viên. Các kiểm soát viên khi tham dự các cuộc họp Hội đồng quản trị có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
Nhằm bảo đảm tính dân chủ, công bằng khi lấy ý kiến và đưa ra nghị quyết đối với vấn đề quan trọng của công ty, chỉ khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp thì cuộc họp Hội đồng quản trị mới được phép tiến hành. Trong trường hợp cuộc họp được triệu tập không đủ số thành viên dự họp nói trên thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Lúc này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị tham gia. Hơn thế nữa, pháp luật còn tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các thành viên tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị.Theo đó, các thành viên này được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp khi:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
- Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; nếusố phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Có thể thấy, quy định về việc nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua khi có đa số thành viên dự họp tán thành, đồng thời trao quyền quyết định cuối cùng cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trong trường hợp số phiếu ngang nhau không những giúp tăng cường tính linh hoạt trong quá trình điều hành công ty, mà còn bảo đảm cho mọi nghị quyết, quyết định được ban hành một cách kịp thời và hiệu quả.
Trân trọng./.
