Công khai các lợi ích liên quan trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Giám đốc điều hành của công ty tôi ký hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu với một công ty khácdo vợ mình làm Giám đốc nhưng không báo cáo và công khai giao dịch này với Hội đồng quản trị. Sau khi hợp đồng được thực hiện, một số cổ đông đã phát hiện và cho rằng đây là giao dịch có lợi ích liên quan nên cần được công bố và phê duyệt theo đúng quy định. Vì thấy rủi ro tiềm ẩn xảy ra nên cho tôi hỏi, hiện nay pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ, giải đáp!

MỤC LỤC

1. Công ty cổ phầnđược quy định như thế nào?

2. Công khai các lợi ích liên quan trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Trả lời:

1. Công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Công ty cổ phần là một trong những loại hình doanh nghiệp phổ biến trong nền kinh tế thị trường hiện nay và được quy định tại Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020 với những đặc điểm nổi bật như sau:

“Điều 111. Công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

a) Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

b) Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

c) Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

d) Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

2. Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.”

Dẫn chiếu đến quy định về cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập tại khoản 3 Điều 120 Luật Doanh nghiệp 2020 và việc chuyển nhượng cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 về như sau:

“Điều 120. Cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập

3. Trong thời hạn 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập được tự do chuyển nhượng cho cổ đông sáng lập khác và chỉ được chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp này, cổ đông sáng lập dự định chuyển nhượng cổ phần phổ thông thì không có quyền biểu quyết về việc chuyển nhượng cổ phần đó.”

và

“Điều 127. Chuyển nhượng cổ phần

1. Cổ phần được tự do chuyển nhượng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 của Luật này và Điều lệ công ty có quy định hạn chế chuyển nhượng cổ phần. Trường hợp Điều lệ công ty có quy định hạn chế về chuyển nhượng cổ phần thì các quy định này chỉ có hiệu lực khi được nêu rõ trong cổ phiếu của cổ phần tương ứng.”

Trong hệ thống các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, công ty cổ phần được xem là mô hình phổ biến và phù hợp với xu hướng huy động vốn linh hoạt từ xã hội. Đặc trưng cơ bản của loại hình này là vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau, gọi là cổ phần. So với doanh nghiệp tư nhân hay công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chỉ có duy nhất một thành viên góp vốn thì pháp luật cho phép công ty cổ phần có nhiều thành viên tham gia góp vốn vào công ty. Việc không giới hạn số lượng tối đa cổ đông cùng cơ chế phát hành cổ phần và tự do chuyển nhượng cổ phần cho người khác đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi giúp doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều cá nhân, tổ chức khi công ty có nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.

Một trong những đặc điểm làm nên vị thế đặc biệt của công ty cổ phần là chế độ trách nhiệm tài sản. Khác với việc chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản đối với hoạt động kinh doanh mang lại rủi ro cao cho chủ doanh nghiệp tư nhân, cổ đông của công ty cổ phần chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn mà mình đã góp.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đánh dấu thời điểm công ty chính thức được công nhận là một chủ thể pháp lý có khả năng tồn tại, hoạt động độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đây là cơ sở quan trọng khẳng định tính minh bạch, tự chủ trong quá trình hoạt động của chủ thể kinh doanh này.

Tóm lại, với những đặc điểm nổi bật nêu trên, công ty cổ phần là một trong những lựa chọn phù hợp đối với nhà đầu tư khi tham gia góp vốn. Mô hình doanh nghiệp này không chỉ giúp phân định rõ quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cổ đông công ty mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

2. Công khai các lợi ích liên quan trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Công khai các lợi ích liên quan trong công ty cổ phần được quy định tại Điều 164 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 164. Công khai các lợi ích liên quan

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác chặt chẽ hơn, việc công khai lợi ích và người có liên quan của công ty thực hiện theo quy định sau đây:

1. Công ty phải tập hợp và cập nhật danh sách những người có liên quan của công ty theo quy định tại khoản 23 Điều 4 của Luật này và các hợp đồng, giao dịch tương ứng của họ với công ty;

2. Thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai cho công ty về các lợi ích liên quan của mình, bao gồm:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;

b) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ;

3. Việc kê khai quy định tại khoản 2 Điều này phải được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan; việc sửa đổi, bổ sung phải được thông báo với công ty trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có sửa đổi, bổ sung tương ứng;

4. Việc lưu giữ, công khai, xem xét, trích lục, sao chép danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan được kê khai quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được thực hiện như sau:

a) Công ty phải thông báo danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan cho Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên;

b) Danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp; trường hợp cần thiết có thể lưu giữ một phần hoặc toàn bộ nội dung danh sách nói trên tại các chi nhánh của công ty;

c) Cổ đông, đại diện theo ủy quyền của cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có quyền xem xét, trích lục và sao chép một phần hoặc toàn bộ nội dung kê khai;

d) Công ty phải tạo điều kiện để những người quy định tại điểm c khoản này tiếp cận, xem xét, trích lục, sao chép danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan một cách nhanh nhất, thuận lợi nhất; không được ngăn cản, gây khó khăn đối với họ trong thực hiện quyền này. Trình tự, thủ tục xem xét, trích lục, sao chép nội dung kê khai người có liên quan và lợi ích có liên quan được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty;

5. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác để thực hiện công việc dưới mọi hình thức trong phạm vi công việc kinh doanh của công ty đều phải giải trình bản chất, nội dung của công việc đó trước Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận; nếu thực hiện mà không khai báo hoặc không được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó thuộc về công ty.”

Dẫn chiếu đến quy định khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về người có liên quan như sau:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

23. Người có liên quan là cá nhân, tổ chức có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

a) Công ty mẹ, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ;

b) Công ty con, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty con;

c) Cá nhân, tổ chức hoặc nhóm cá nhân, tổ chức có khả năng chi phối hoạt động của doanh nghiệp đó thông qua sở hữu, thâu tóm cổ phần, phần vốn góp hoặc thông qua việc ra quyết định của công ty;

d) Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên;

đ) Vợ, chồng, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, con đẻ, con nuôi, con rể, con dâu, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của người quản lý công ty, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên, thành viên và cổ đông sở hữu phần vốn góp hay cổ phần chi phối;

e) Cá nhân là người đại diện theo ủy quyền của công ty, tổ chức quy định tại các điểm a, b và c khoản này;

g) Doanh nghiệp trong đó cá nhân, công ty, tổ chức quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e khoản này có sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của công ty.”

Nghĩa vụ công khai các lợi ích liên quan trong công ty cổ phần là nội dung bắt buộc mà công ty phải thực hiện theo Điều lệ công ty và quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Theo đó, công ty phải công bố, cung cấp thông tin chính thức về danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan cho Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên. Đối với danh sách những người có liên quan của công ty sẽ do công ty chịu trách nhiệm tổng hợp, cập nhật, đối chiếu và thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác của công ty sẽ phải thực hiện kê khai cho công ty các lợi ích liên quan của mình, bao gồm các nội dung như sau:

- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;

- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ.

Luật Doanh nghiệp 2020 không giải thích rõ thế nào là các “lợi ích liên quan”; tuy nhiên, thông qua quy định trên, có thể hiểu lợi ích liên quan của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty là (i) doanh nghiệp mà họ làm chủ sở hữu phần vốn góp/cổ phần; hoặc (ii) doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp/cổ phần trên 10% vốn điều lệ.

Danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan không chỉ là tài liệu quản lý nội bộ, mà còn là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn để trục lợi; do đó, việc lập và lưu giữ danh sách người có liên quan cùng lợi ích liên quan tại trụ sở chính hoặc chi nhánh của doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc, không thể thiếu.

Sở dĩ, minh bạch thông tin là nguyên tắc cốt lõi và là kim chỉ nam trong công tác quản trị doanh nghiệp nên khi có yêu cầu xem xét, trích lục hay sao chép một phần hoặc toàn bộ nội dung kê khai của cổ đông, đại diện theo ủy quyền của cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác, công ty phải tạo điều kiện để những người này tiếp cận, xem xét, trích lục, sao chép danh sách người có liên quan và lợi ích có liên quan một cách thuận lợi và đúng theo trình tự, thủ tục được ghi nhận tại Điều lệ công ty.

Nhằm hạn chế việc các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty lạm dụng chức vụ, quyền lợi để thực hiện những hợp đồng, giao dịch có lợi cho doanh nghiệp của mình, pháp luật cũng quy định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm giải trình công việc đối với những chủ thể này. Theo đó, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác để thực hiện công việc dưới mọi hình thức trong phạm vi công việc kinh doanh của công ty đều phải giải trình bản chất, nội dung của công việc đó trước Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của Hội đồng quản trị chấp thuận. Nếu thực hiện mà không khai báo hoặc không được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó sẽ thuộc về công ty.

Trân trọng./.