Hộ tịch là gì? Chứng tử là gì? Tiếp nhận, xử lý thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch, chứng tử được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Khái niệm về hộ tịch và chứng tử được quy định như thế nào? Việc tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến thay đổi, cải chính hộ tịch và chứng tử được thực hiện ra sao trong quá trình quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp? Các nguyên tắc, trình tự và trách nhiệm của các cơ quan liên quan được quy định cụ thể như thế nào theo quy định pháp luật hiện hành?
MỤC LỤC
1. Hộ tịch là gì? Chứng tử là gì?
Trả lời:
1. Hộ tịch là gì? Chứng tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 2 và Điều 3 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định
“Điều 2. Hộ tịch và đăng ký hộ tịch
1. Hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết.”
“Điều 3. Nội dung đăng ký hộ tịch
1. Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:
a) Khai sinh;
b) Kết hôn;
c) Giám hộ;
d) Nhận cha, mẹ, con;
đ) Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;
e) Khai tử.
2. Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
a) Thay đổi quốc tịch;
b) Xác định cha, mẹ, con;
c) Xác định lại giới tính;
d) Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;
đ) Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;
e) Công nhận giám hộ;
g) Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
3. Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
4. Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.”
Từ các quy định trên, có thể thấy hộ tịch được hiểu là toàn bộ những sự kiện pháp lý liên quan trực tiếp đến tình trạng nhân thân của cá nhân, được ghi nhận và xác lập một cách chính thức thông qua hoạt động đăng ký hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.
Nội dung đăng ký hộ tịch không chỉ bao gồm các sự kiện mang tính phát sinh như khai sinh, kết hôn, khai tử mà còn bao gồm các sự kiện pháp lý làm thay đổi, cải chính, bổ sung tình trạng nhân thân của cá nhân cũng như các sự kiện được công nhận hoặc ghi nhận theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong nước hoặc của nước ngoài.
Việc ghi nhận hộ tịch bảo đảm tính liên tục, đầy đủ và chính xác về nhân thân của mỗi cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết, đồng thời là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân trong các quan hệ dân sự, hôn nhân và gia đình, hộ tịch, quốc tịch cũng như các lĩnh vực khác có liên quan đến nhân thân.
Hiện nay, pháp luật nước ta vẫn chưa có quy định cụ thể về định nghĩa “chứng tử” nhưng có thể hiểu khái quát chứng tử là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận một người đã chết dựa trên thông báo, báo cáo hoặc bằng chứng hợp lệ về cái chết của người đó. Đây là một thủ tục hộ tịch quan trọng được thực hiện theo quy định của pháp luật để ghi nhận sự kiện tử vong của một cá nhân vào Sổ hộ tịch.
2. Tiếp nhận, xử lý thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch, chứng tử được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 20 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 20. Tiếp nhận, xử lý thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch, chứng tử
1. Thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử được ghi vào Sổ tiếp nhận riêng và được xử lý, phân loại, sắp xếp, lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu, xác minh thông tin về nhân thân của người có Lý lịch tư pháp.
2. Trường hợp xác định được thông tin về nhân thân trong Lý lịch tư pháp của cá nhân có sự thay đổi, cải chính thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp tiến hành cập nhật thông tin trong Lý lịch tư pháp của người đó đúng với thông tin mới về thay đổi, cải chính hộ tịch và ghi rõ trong mục ghi chú thông tin về thay đổi, cải chính hộ tịch.
3. Trường hợp nhận được giấy chứng tử của người đã có Lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp thực hiện ghi chú vào Lý lịch tư pháp điện tử của người đó và xem xét, quyết định loại bỏ, tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại Điều 24 Thông tư này.”
Dẫn chiếu đến Điều 24 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 24. Tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiêu hủy nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây:
a) Người có Lý lịch tư pháp chết thuộc trường hợp quy định tại điểm g khoản 1 Điều 13 và khoản 3 Điều 20 Thông tư này;
b) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án tuyên duy nhất về một tội mà tội phạm đó được xóa bỏ theo quy định của pháp luật hình sự;
c) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án, quyết định bị hủy theo quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13 Thông tư này;
d) Lý lịch tư pháp của người bị tuyên án tử hình và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nhận được quyết định thi hành án tử hình do Tòa án cung cấp;
đ) Lý lịch tư pháp chỉ được lập trên cơ sở quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án, trong đó có nội dung cấm cá nhân thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã và đã hết thời hạn cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.
2. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiến hành như sau:
a) Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp, nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy có trách nhiệm lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;
b) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy (sau đây gọi là Hội đồng xác định giá trị hồ sơ). Thành phần Hội đồng gồm có Phó Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia/Phó Giám đốc Sở Tư pháp; lãnh đạo phòng; người làm công tác lý lịch tư pháp và người làm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp;
c) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy trên cơ sở văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
d) Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành biên bản.
3. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành hồ sơ và được lưu trữ tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã tiêu hủy trong thời hạn 20 năm kể từ ngày tiêu hủy hồ sơ đó. Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
b) Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;
c) Văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
d) Quyết định tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
đ) Biên bản tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.
4. Mã số Lý lịch tư pháp của hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã bị hủy không được dùng cho bản Lý lịch tư pháp được lập mới.
5. Sau khi tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo về việc tiêu hủy kèm theo danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp đã tiêu hủy cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.”
Dựa trên quy định trên, có thể thấy rằng việc tiếp nhận, xử lý thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch và chứng tử trong quản lý lý lịch tư pháp là một nội dung có tính bắt buộc, chặt chẽ và có hệ thống, nhằm bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và cập nhật của dữ liệu lý lịch tư pháp, phục vụ công tác kiểm tra, xác minh thông tin về nhân thân của công dân một cách hiệu quả.
Cụ thể, thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch và giấy chứng tử sau khi được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận sẽ được ghi nhận trong sổ tiếp nhận riêng, phân loại, xử lý, lưu trữ có hệ thống. Đối với trường hợp có sự thay đổi hoặc cải chính nhân thân trong lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật thông tin chính xác vào hồ sơ, đồng thời ghi chú rõ nội dung thay đổi hoặc cải chính. Đối với trường hợp người có lý lịch tư pháp đã chết, căn cứ giấy chứng tử được gửi đến, cơ quan quản lý lý lịch tư pháp sẽ ghi chú thông tin tử vong vào hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, đồng thời xem xét loại bỏ hoặc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định pháp luật.
Trân trọng./.
