Lưu trữ và bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi muốn được biết cụ thể, chi tiết và đầy đủ về việc lưu trữ cũng như bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được pháp luật quy định thực hiện như thế nào? Bao gồm cả những yêu cầu về cơ sở vật chất, điều kiện môi trường bảo quản, trang thiết bị chuyên dụng,… cũng như trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền được được quy định thực hiện như thế nào?
MỤC LỤC
1. Lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
1.1. Giao nhận, sắp xếp, rà soát, thống kê hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1.2. Tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
2. Trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
1.1. Giao nhận, sắp xếp, rà soát, thống kê hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
Căn cứ theo Điều 21, 22 và 23 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (“Thông tư số 06/2013/TT-BTP”) quy định như sau:
“Điều 21. Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy chỉ được đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp khi được lập và ghi đúng theo quy định tại Điều 17 Thông tư này.
2. Người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cho người được phân công làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (sau đây gọi là người làm công tác lưu trữ). Trường hợp giao nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp phải lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp để đối chiếu khi giao nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bao gồm: số thứ tự, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, mã số Lý lịch tư pháp.
Việc giao nhận hồ sơ phải được ký xác nhận giữa bên giao và bên nhận.
3. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu giữa danh mục tài liệu với tài liệu có trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
b) Vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Sổ lưu trữ bao gồm những thông tin sau: mã số Lý lịch tư pháp, số thứ tự lưu trữ, họ và tên người có Lý lịch tư pháp, ngày đưa hồ sơ vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
4. Trường hợp người làm công tác lý lịch tư pháp kiêm nhiệm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy thì có trách nhiệm vào sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này và phải có ký xác nhận của người phụ trách trực tiếp.”
“Điều 22. Sắp xếp, rà soát, thống kê hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp vào tủ hoặc giá chuyên dụng theo thứ tự số lưu trữ hồ sơ được quy định tại khoản 5 Điều 17 Thông tư này.
2. Ngăn tủ hoặc giá lưu trữ hồ sơ phải ghi các thông tin sau:
a) Tên cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;
b) Từ Hồ sơ số... đến Hồ sơ số...
3. Định kỳ hằng tháng hoặc khi có yêu cầu, người làm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy có nhiệm vụ tiến hành rà soát, thống kê số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp; trường hợp phát hiện có sự chênh lệch giữa số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy với sổ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy hoặc phát hiện hồ sơ bị mất, hư hỏng thì phải báo cáo với lãnh đạo cấp trên trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời.”
và
“Điều 23. Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu
1. Trường hợp cần bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại Điều 18 Thông tư này, người làm công tác lý lịch tư pháp yêu cầu người làm công tác lưu trữ bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp để bổ sung tài liệu.
Trường hợp cần bổ sung nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung để đối chiếu khi giao, nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần bổ sung bao gồm: số lưu trữ; mã số Lý lịch tư pháp; họ và tên người có Lý lịch tư pháp.
2. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm tìm kiếm hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung và bàn giao cho người có yêu cầu.
Việc giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận và ghi rõ ngày giao, nhận.
3. Sau khi hoàn thành việc bổ sung hồ sơ, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ bàn giao hồ sơ đã bổ sung cho người làm công tác lưu trữ. Việc bàn giao hồ sơ đã bổ sung phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận.
4. Khi nhận lại hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được bổ sung thông tin, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vào đúng vị trí của hồ sơ đó trong kho lưu trữ.”
Thông qua các quy định trên, có thể thấy rằng việc giao nhận, sắp xếp, rà soát, thống kê cũng như bổ sung hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được đặt trong một quy trình chặt chẽ, thống nhất, có sự phân công trách nhiệm cụ thể giữa người làm công tác lý lịch tư pháp và người làm công tác lưu trữ.
Cơ chế này vừa bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, vừa giúp duy trì tính liên tục, hệ thống trong quá trình quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đồng thời, việc lập danh sách, ký xác nhận, ghi sổ lưu trữ, rà soát định kỳ và báo cáo khi phát hiện sai lệch hay hư hỏng hồ sơ là những biện pháp bắt buộc nhằm phòng ngừa thất lạc, sai sót, cũng như bảo đảm khả năng truy xuất, bổ sung và bảo toàn tài liệu khi cần thiết.
Do vậy, hệ thống quy định này không chỉ tạo hành lang pháp lý minh bạch, đầy đủ cho công tác quản lý hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy mà còn góp phần nâng cao tính an toàn, trách nhiệm và hiệu quả trong việc xây dựng, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo đúng định hướng của pháp luật hiện hành.
1.2. Tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
Căn cứ theo Điều 24 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định về việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:
“Điều 24. Tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiêu hủy nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây:
a) Người có Lý lịch tư pháp chết thuộc trường hợp quy định tại điểm g khoản 1 Điều 13 và khoản 3 Điều 20 Thông tư này;
b) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án tuyên duy nhất về một tội mà tội phạm đó được xóa bỏ theo quy định của pháp luật hình sự;
c) Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án, quyết định bị hủy theo quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13 Thông tư này;
d) Lý lịch tư pháp của người bị tuyên án tử hình và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nhận được quyết định thi hành án tử hình do Tòa án cung cấp;
đ) Lý lịch tư pháp chỉ được lập trên cơ sở quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án, trong đó có nội dung cấm cá nhân thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã và đã hết thời hạn cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.
2. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tiến hành như sau:
a) Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp, nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy có trách nhiệm lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;
b) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy (sau đây gọi là Hội đồng xác định giá trị hồ sơ). Thành phần Hội đồng gồm có Phó Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia/Phó Giám đốc Sở Tư pháp; lãnh đạo phòng; người làm công tác lý lịch tư pháp và người làm công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp;
c) Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy trên cơ sở văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
d) Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành biên bản.
3. Việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập thành hồ sơ và được lưu trữ tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nơi có hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã tiêu hủy trong thời hạn 20 năm kể từ ngày tiêu hủy hồ sơ đó. Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
b) Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy;
c) Văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ;
d) Quyết định tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
đ) Biên bản tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.
4. Mã số Lý lịch tư pháp của hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã bị hủy không được dùng cho bản Lý lịch tư pháp được lập mới.
5. Sau khi tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo về việc tiêu hủy kèm theo danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp đã tiêu hủy cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.”
Theo đó, việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được đặt trong một cơ chế pháp lý chặt chẽ, minh bạch và khoa học, bảo đảm vừa đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước vừa bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân có lý lịch tư pháp.
Thứ nhất, về điều kiện tiêu hủy, pháp luật chỉ cho phép tiêu hủy trong những trường hợp đặc biệt, khi hồ sơ không còn giá trị pháp lý hoặc thực tiễn như: Người có lý lịch tư pháp đã chết, bản án duy nhất bị hủy, án tử hình đã thi hành hay quyết định phá sản hết thời hạn cấm quản lý tương ứng với các trường hợp cụ thể được pháp luật quy định. Điều này nhằm loại bỏ các hồ sơ không còn ý nghĩa sử dụng, tránh gây quá tải, trùng lặp hoặc sai lệch trong cơ sở dữ liệu.
Thứ hai, về trình tự, thủ tục tiêu hủy, quy định yêu cầu phải có sự tham gia của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ do Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập, bảo đảm tính khách quan, công khai và có sự giám sát chặt chẽ.
Thứ ba, việc tiêu hủy không chỉ dừng lại ở hành vi vật chất mà còn phải được lập thành hồ sơ, lưu trữ trong 20 năm, bao gồm đầy đủ các tài liệu pháp lý như quyết định thành lập Hội đồng, danh sách hồ sơ tiêu hủy, văn bản thẩm định, quyết định tiêu hủy và biên bản tiêu hủy. Cách làm này vừa bảo đảm tính truy xuất, minh bạch và trách nhiệm giải trình của cơ quan quản lý, vừa phòng ngừa nguy cơ lạm dụng hoặc tiêu hủy sai đối tượng.
Thứ tư, quy định không cho phép tái sử dụng mã số lý lịch tư pháp của hồ sơ đã tiêu hủy cho hồ sơ mới, điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì sự toàn vẹn, thống nhất và chính xác của hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia. Cuối cùng, cơ chế báo cáo từ Sở Tư pháp về Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia sau khi tiêu hủy càng củng cố tính tập trung, thống nhất trong quản lý dữ liệu trên phạm vi cả nước.
Như vậy, có thể thấy rằng quy định về tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà còn là một biện pháp quản lý pháp lý mang tính chiến lược, bảo đảm vừa loại bỏ thông tin không còn giá trị, vừa duy trì sự chính xác, an toàn và minh bạch của hệ thống lý lịch tư pháp, góp phần quan trọng vào việc hiện đại hóa, chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.
2. Trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 25 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định về trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:
“Điều 25. Trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 23 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, cụ thể như sau:
1. Bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo những yêu cầu sau:
a) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;
b) Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống xâm nhập, hư hại do con người hoặc tự nhiên gây ra;
c) Môi trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát. Môi trường trong kho phải duy trì ở nhiệt độ 20°C (± 2°C) và độ ẩm 50% (± 5 %); độ chiếu sáng trong kho bảo quản hồ sơ từ 50-80 lux; không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây;
d) Diện tích kho lưu trữ phù hợp với số lượng hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đưa vào lưu trữ và điều kiện thực tế.
2. Bố trí trang thiết bị để phục vụ việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, cụ thể như sau:
a) Tủ hoặc giá lưu trữ chuyên dụng thiết kế phù hợp với điều kiện của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và bảo đảm thuận tiện cho việc lưu trữ, sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
b) Túi hồ sơ có bìa theo mẫu bìa hồ sơ ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy được thực hiện theo các tiêu chuẩn hiện hành do Nhà nước quy định.
3. Tổ chức thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm bảo quản hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy trong kho lưu trữ theo quy định như sau:
a) Dùng thông gió, dùng hóa chất hút ẩm hoặc dùng máy hút ẩm để chống ẩm cho hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
b) Thường xuyên vệ sinh tài liệu. Khi phát hiện thấy nấm mốc, mối, mọt phải cách ly tài liệu đó và phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa hồ sơ. Định kỳ 2 năm khử trùng trong kho một lần để ngăn chặn mối, mọt, côn trùng vào kho.
4. Thực hiện tu bổ, phục chế hồ sơ lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật lưu trữ khi hồ sơ bị hư, hỏng do mối, mọt và các nguyên nhân khác.”
Quy định liên quan đến trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ đơn thuần mà còn bao hàm một hệ thống các biện pháp mang tính toàn diện, đồng bộ và chặt chẽ. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp phải đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kho lưu trữ, môi trường bảo quản, thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cũng như các biện pháp phòng ngừa, khắc phục rủi ro.
Việc tu bổ, phục chế hồ sơ khi có dấu hiệu hư hỏng càng cho thấy tính bền vững và lâu dài của công tác lưu trữ, nhằm bảo đảm hồ sơ luôn ở trạng thái nguyên vẹn, phục vụ hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng dữ liệu lý lịch tư pháp. Như vậy, trách nhiệm bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vừa là yêu cầu pháp lý bắt buộc, vừa là cơ sở quan trọng để bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác và độ tin cậy của thông tin lý lịch tư pháp trong quá trình quản lý nhà nước.
Trân trọng./.
