Lưu trữ và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi muốn được biết cụ thể rằng việc lưu trữ và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện nay được quy định thực hiện như thế nào theo quy định của pháp luật? Bao gồm những yêu cầu, nguyên tắc, thẩm quyền, cũng như các biện pháp bảo đảm an toàn đối với hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, để từ đó tôi có thể hiểu rõ hơn về cơ chế quản lý, khai thác cũng như trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong quá trình thực hiện.
MỤC LỤC
1. Hình thức lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Hình thức lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 19, 20 và 21 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật lý lịch tư pháp quy định về các hình thức lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 19. Hình thức lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
1. Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.
2. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức gửi cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp theo quy định tại các điều từ Điều 16 đến Điều 21 Luật Lý lịch tư pháp và Lý lịch tư pháp của cá nhân do Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp lập.
3. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử bao gồm thông tin lý lịch tư pháp có trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được chuyển sang dạng dữ liệu điện tử.
4. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đều là căn cứ để xác định một người có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản.”
“Điều 20. Lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân; mỗi hồ sơ có ký hiệu riêng bảo đảm chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin.
2. Bản sao bản án, trích lục bản án, quyết định thi hành án hình sự, giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt, Lý lịch tư pháp của cá nhân được lưu trữ tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp đến khi cá nhân qua đời.
Các tài liệu khác trong hồ sơ lý lịch tư pháp được lưu trữ có thời hạn và có thể được tiêu hủy khi hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”
và
“Điều 21. Lưu trữ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được xây dựng trên cơ sở số hóa hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, có cấu trúc phù hợp với nội dung của hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và được lưu trữ vô thời hạn tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp.
2. Trong trường hợp có sự sai lệch về nội dung giữa dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy thì Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra, xác minh để điều chỉnh cho phù hợp.”
Từ các quy định trên, có thể thấy rằng, pháp luật đã thiết lập cơ chế lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với hai hình thức song song là hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử, nhằm bảo đảm tính toàn diện, an toàn và khả năng tra cứu nhanh chóng.
Trong đó, hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được lưu trữ theo từng cá nhân, bảo đảm chính xác và phục vụ trực tiếp cho việc xác định án tích, đồng thời một số loại tài liệu quan trọng như bản án, quyết định thi hành án, giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt, lý lịch tư pháp của cá nhân sẽ được lưu giữ cho đến khi cá nhân qua đời.
Ngược lại, dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được số hóa từ hồ sơ giấy, lưu trữ vô thời hạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tập trung, bảo đảm tính bền vững và lâu dài của cơ sở dữ liệu.
Đặc biệt, trong trường hợp có sự sai lệch giữa dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy, pháp luật quy định trách nhiệm kiểm tra, xác minh và điều chỉnh để bảo đảm tính thống nhất, chính xác của thông tin.
Như vậy, có thể khẳng định rằng hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp không chỉ dựa trên nguyên tắc khoa học, chặt chẽ mà còn thể hiện tính toàn diện, an toàn và bền vững, góp phần quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân, tổ chức.
2. Quy định về việc quản lý, khai thác và áp dụng các biện pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 22 và Điều 23 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật lý lịch tư pháp quy định về các hình thức lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 22. Quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
1. Việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải tuân theo các quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định này.
2. Công chức, viên chức công tác tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp chỉ được quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.”
và
“Điều 23. Biện pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh đối với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
1. Các biện pháp bảo vệ chung:
a) Các biện pháp phòng, chống đột nhập, trộm cắp dữ liệu;
b) Các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai.
2. Các biện pháp bảo vệ đối với hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
b) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản hồ sơ;
c) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với hồ sơ;
d) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ;
đ) Tu bổ, phục chế hồ sơ khi bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
3. Các biện pháp bảo vệ đối với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử:
a) Các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh dữ liệu;
b) Các biện pháp bảo đảm an ninh mạng.”
Theo đó, việc quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được đặt ra với những yêu cầu hết sức chặt chẽ, vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật, vừa bảo đảm tính an toàn, bí mật và chính xác của thông tin. Theo đó, hoạt động quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp chỉ được thực hiện bởi những công chức, viên chức có thẩm quyền, trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu sự hướng dẫn, điều hành thống nhất của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
Bên cạnh đó, để bảo đảm an toàn cho cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, pháp luật đã quy định rõ hệ thống các biện pháp bảo vệ từ chung đến riêng, bao gồm phòng, chống các rủi ro từ bên ngoài (đột nhập, trộm cắp, cháy nổ, thiên tai) cho đến các biện pháp kỹ thuật chuyên biệt áp dụng đối với hồ sơ giấy (lưu kho đúng tiêu chuẩn, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, phòng chống côn trùng, nấm mốc, tu bổ khi hư hỏng) và dữ liệu điện tử (bảo mật dữ liệu, bảo đảm an ninh mạng). Những quy định này phản ánh tính toàn diện, vừa bảo vệ dữ liệu ở dạng truyền thống, vừa đáp ứng yêu cầu trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng rộng rãi.
Vì vậy, hệ thống các quy định pháp lý về quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp không chỉ nhằm bảo đảm tính bí mật, an toàn, độ tin cậy và bền vững của nguồn dữ liệu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ yêu cầu tra cứu, xác minh, cấp Phiếu lý lịch tư pháp chính xác, kịp thời, minh bạch, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và lợi ích chung của xã hội. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, mang tính bắt buộc, bảo đảm tính logic và thống nhất trong toàn bộ quá trình quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp ở Việt Nam.
Trân trọng./.
