Phối hợp rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp với Tòa án nhân dân và phối hợp xác minh, cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Quy định của pháp luật hiện hành về việc phối hợp rà soát trong quá trình cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp với Tòa án nhân dân, cũng như việc phối hợp xác minh, trao đổi và cung cấp thông tin nhằm bảo đảm cho việc xây dựng, cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được thực hiện như thế nào?
MỤC LỤC
Trả lời:
1. Việc cung cấp thông tin giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu khác được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 5 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật lý lịch tư pháp (“Nghị định số 111/2010/NĐ-CP”) và Điều 24 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Công An, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư phápquy định như sau:
“Điều 5. Cung cấp thông tin giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu khác
1. Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân có trách nhiệm cung cấp những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp để xác định về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
2. Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo yêu cầu của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân để phục vụ công tác của các cơ quan này theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định này.”
và
“Điều 24. Phối hợp cung cấp thông tin giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác
Việc phối hợp cung cấp thông tin giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác theo quy định tại Điều 5 và Điều 16 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được thực hiện như sau:
1. Trong quá trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, trường hợp các thông tin về nhân thân như: họ, tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, nơi cư trú, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có điểm chưa rõ ràng, chính xác thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp gửi văn bản cho các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân để xác minh, làm rõ, cụ thể như sau:
a) Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch cung cấp thông tin về họ, tên, ngày tháng năm sinh, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và những thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Trong trường hợp có sự sai lệch thông tin về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch để xác minh tính chính xác của thông tin;
b) Cơ quan đăng ký hộ tịch đã ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, cấp giấy chứng tử cho người từ đủ 14 tuổi trở lên thực hiện cung cấp thông tin về việc thay đổi, cải chính hộ tịch và chứng từ;
c) Cơ quan đăng ký, quản lý cư trú; cấp, quản lý chứng minh nhân dân thực hiện xác minh, cung cấp thông tin về nơi cư trú, số chứng minh nhân dân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
2. Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư; cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch; cơ quan đăng ký, quản lý cư trú; cấp, quản lý chứng minh nhân dân có nhiệm vụ xác minh, cung cấp thông tin cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp đã đề nghị trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cung cấp thông tin. Đối với những trường hợp đặc biệt cần xác minh nhiều nơi được phép kéo dài thời hạn nhưng không quá 20 ngày làm việc.
3. Việc phối hợp cung cấp, xác minh, rà soát thông tin lý lịch tư pháp phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lý lịch tư pháp, bảo vệ bí mật nhà nước và lưu trữ quốc gia.”
Qua các quy định trên, có thể thấy việc cung cấp và phối hợp trao đổi thông tin giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu khác (bao gồm cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch; cơ quan quản lý cư trú; cơ quan cấp, quản lý chứng minh nhân dân; cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư) được thiết lập như một cơ chế hai chiều:
- Một mặt, các cơ quan quản lý dữ liệu dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân có nghĩa vụ cung cấp thông tin nhân thân để hỗ trợ việc xác định chính xác người bị kết án hoặc người bị áp dụng biện pháp cấm theo luật định.
- Mặt khác, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho các cơ quan quản lý dữ liệu khi cần thiết phục vụ công tác chuyên môn theo luật định.
Quy trình này được cụ thể hóa bằng các nguyên tắc:
- Đảm bảo tính kịp thời trong thời hạn 10 ngày làm việc, trường hợp đặc biệt tối đa không quá 20 ngày;
- Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông qua cơ chế xác minh, đối chiếu, phối hợp giữa các cơ quan trong trường hợp có sai lệch hoặc thông tin chưa rõ ràng; và
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về bảo mật thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định về lưu trữ quốc gia.
Như vậy, pháp luật đã thiết lập một cơ chế phối hợp chặt chẽ, rõ ràng và có tính ràng buộc pháp lý, nhằm bảo đảm rằng thông tin lý lịch tư pháp và các dữ liệu nhân thân có liên quan được trao đổi một cách chính xác, minh bạch, hiệu quả, qua đó góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp cũng như bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
2. Quy định liên quan đến việc phối hợp rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp và Tòa án nhân dân được thực hiện ra sao?
Căn cứ theo Điều 15 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP và khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều 26 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Công An, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp quy định như sau:
“Điều 15. Phối hợp rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp và Tòa án nhân dân
Định kỳ hằng quý, Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện trong phạm vi địa phương mình rà soát, đối chiếu các bản án hình sự, quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, trong đó có nội dung cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã do Tòa án cấp tỉnh, cấp huyện đã tuyên để bảo đảm việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp không bị bỏ sót hoặc chậm trễ.”
và
“Điều 26. Phối hợp rà soát cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
…
2. Định kỳ hằng quý, Sở Tư pháp phối hợp với các Tòa phúc thẩm, Ban thư ký Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự huyện, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) nơi các cơ quan này có trụ sở để thực hiện rà soát về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp theo quy định tại Điều 13, Điều 14, khoản 3 Điều 15, khoản 4 Điều 16, Điều 17, Điều 20 Thông tư liên tịch này.
3. Việc phối hợp rà soát về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện như sau:
…
b) Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi cho các cơ quan có liên quan quy định tại khoản 2 Điều này văn bản đề nghị kèm theo trích sau báo cáo thống kê thông tin lý lịch tư pháp đã nhận được để phối hợp rà soát, đối chiếu.
Các Tòa phúc thẩm, Ban thư ký Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục thi hành án dân sự huyện, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) có nhiệm vụ rà soát, xác minh, đối chiếu số liệu thông tin lý lịch tư pháp mà cơ quan, đơn vị đó có nhiệm vụ cung cấp và thông báo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị rà soát thông tin lý lịch tư pháp.
Trường hợp số lượng thông tin lý lịch tư pháp cung cấp chưa đầy đủ, Sở Tư pháp đề nghị các Tòa phúc thẩm, Ban Thư ký Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự huyện, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) xác minh, cung cấp thêm thông tin.”
Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức ở đơn vị hành chính cấp huyện đã bị giải thể theo chủ trương được thể hiện tại mục 2 Phần II Kết luận số 121-KL/TW ngày 24/01/2025 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Khóa XIII về tổng kết Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Khóa XII một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
Do đó, có thể thấy rằng pháp luật đã thiết lập một cơ chế phối hợp chặt chẽ, định kỳ và mang tính bắt buộc giữa Sở Tư pháp và Tòa án nhân dân (các cấp), cùng với các cơ quan tiến hành tố tụng và thi hành án khác trong việc rà soát, cung cấp, đối chiếu thông tin lý lịch tư pháp.
Định kỳ hằng quý, Sở Tư pháp phải chủ động liên hệ với Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện để rà soát, đối chiếu các bản án hình sự, quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã nhằm bảo đảm tính đầy đủ và kịp thời của dữ liệu lý lịch tư pháp, tránh tình trạng bỏ sót hoặc chậm trễ.
Ngoài phạm vi Tòa án, Sở Tư pháp còn có nghĩa vụ phối hợp với nhiều cơ quan liên quan (Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan công an) để thống kê, kiểm tra chéo và xác minh số lượng thông tin đã được cung cấp, qua đó nâng cao độ tin cậy của dữ liệu.
Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp phải gửi văn bản đề nghị kèm theo báo cáo thống kê để các cơ quan có trách nhiệm đối chiếu, xác minh và thông báo kết quả trong thời hạn 15 ngày làm việc. Nếu phát hiện thiếu sót, cơ quan có nghĩa vụ bổ sung, cung cấp thêm thông tin theo yêu cầu.
Vì vậy, hệ thống quy định này vừa bảo đảm tính thường xuyên, liên tục và minh bạch, vừa thiết lập cơ chế kiểm soát và đối chiếu chéo giữa nhiều cơ quan có thẩm quyền. Điều này không chỉ góp phần chuẩn hóa, đầy đủ hóa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, đồng thời hạn chế tối đa nguy cơ sai sót, bỏ lọt thông tin trong thực tiễn.
3. Quy định liên quan đến việc phối hợp xác minh, cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được thực hiện ra sao?
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP quy định như sau:
“Điều 16. Phối hợp xác minh, cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
1. Trong quá trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, trường hợp các thông tin về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có điểm chưa rõ ràng, chính xác thì Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân để xác minh, làm rõ.
2. Cơ quan đăng ký hộ tịch khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên; cấp giấy chứng tử có trách nhiệm gửi bản chính hoặc bản sao quyết định, giấy chứng tử đó cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp.”
Quy định trên đã chỉ ra cơ chế phối hợp mang tính bắt buộc và song phương giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu dân cư, hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Thứ nhất, trong trường hợp thông tin về nhân thân của người bị kết án hoặc người bị áp dụng biện pháp cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu sai lệch, cơ quan tư pháp có thẩm quyền phải chủ động phối hợp với các cơ quan quản lý dữ liệu liên quan để tiến hành xác minh, bảo đảm tính chính xác, minh bạch và thống nhất của thông tin.
Thứ hai, cơ quan đăng ký hộ tịch có nghĩa vụ pháp lý gửi ngay bản chính hoặc bản sao quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử (đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên) cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp. Quy định này giúp cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp luôn được cập nhật đầy đủ, kịp thời, phản ánh chính xác tình trạng nhân thân của cá nhân liên quan.
Tóm lại, quy định trên đã tạo ra một cơ chế phối hợp hai chiều, liên thông và có tính ràng buộc giữa các cơ quan nhà nước, bảo đảm dữ liệu lý lịch tư pháp không chỉ đầy đủ và chính xác mà còn có giá trị pháp lý tin cậy. Đây là cơ sở quan trọng để tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong các quan hệ pháp lý có liên quan.
Trân trọng./.
