Sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi muốn biết việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử hiện nay được pháp luật quy định thực hiện theo trình tự, thủ tục cụ thể như thế nào để tôi có thể nắm rõ và thực hiện đúng quy định? Xin cảm ơn Luật sư!
MỤC LỤC
1. Yêu cầu sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Yêu cầu sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 36 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (“Thông tư số 06/2013/TT-BTP”) quy định như sau:
“Điều 36. Yêu cầu sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải bảo đảm đúng mục đích, phạm vi, quyền hạn được giao.
2. Việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử để cung cấp thông tin theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền.
3. Việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải được lưu vết trên phần mềm chuyên dụng nhằm phục vụ hoạt động rà soát, đối chiếu, thống kê, báo cáo.”
Từ quy định trên, có thể khẳng định rằng, việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là hoạt động được đặt dưới sự kiểm soát chặt chẽ của cơ quan quản lý nhằm bảo đảm tính hợp pháp, đúng mục đích và trong phạm vi thẩm quyền được giao. Mọi yêu cầu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử cho cá nhân, cơ quan, tổ chức đều phải có sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền, qua đó loại trừ nguy cơ tùy tiện, lạm dụng thông tin.
Đồng thời, việc lưu vết trên phần mềm chuyên dụng không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch, mà còn tạo cơ sở phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, thống kê và báo cáo theo quy định.
Do vậy, hệ thống quy định này không chỉ bảo đảm an toàn, bảo mật cho dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử mà còn góp phần xây dựng cơ chế quản lý hiện đại, khoa học và trách nhiệm, phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tư pháp hiện nay.
2. Trách nhiệm của người làm công tác lý Iịch tư pháp trong sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Trách nhiệm của người làm công tác lý Iịch tư pháp trong sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đã được thể hiện tại Điều 37 Thông tư số 06/2013/TT-BTP có quy định như sau:
“Điều 37. Trách nhiệm của người làm công tác lý Iịch tư pháp trong sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Người làm công tác lý lịch tư pháp chỉ được sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo phân quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
2. Người làm công tác lý lịch tư pháp chịu trách nhiệm bảo đảm bí mật tài khoản được cấp; sử dụng tài khoản đúng mục đích; khi phát hiện có lỗi hoặc sự cố phải báo cáo ngay với Bộ phận quản trị hệ thống để kịp thời ngăn chặn, xử lý.
3. Trường hợp phát hiện dữ liệu có sai lệch, mất hoặc thiếu thông tin, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm thông báo cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền để có biện pháp kịp thời khắc phục chỉnh sửa, bổ sung thông tin trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
4. Trường hợp người làm công tác lý lịch tư pháp liên quan đến quản lý, sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử chấm dứt hoặc thay đổi công việc thì phải cam kết bảo mật thông tin, bàn giao tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Việc cam kết và bàn giao tài khoản phải được lập thành văn bản. Bộ phận quản trị hệ thống có trách nhiệm thực hiện biện pháp xử lý đối với tài khoản đã được bàn giao sau khi có sự cho phép của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền.”
Theo đó, trách nhiệm của người làm công tác lý lịch tư pháp trong việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được đặt ra hết sức chặt chẽ, toàn diện và gắn liền với yêu cầu bảo đảm an toàn, bảo mật của hệ thống. Người thực hiện công tác này chỉ được quyền truy cập, sử dụng dữ liệu trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, đồng thời phải chịu trách nhiệm giữ bí mật và sử dụng đúng mục đích tài khoản được cấp, kịp thời báo cáo và phối hợp xử lý khi có sự cố phát sinh.
Bên cạnh đó, trách nhiệm phát hiện, thông báo, khắc phục sai lệch hoặc thiếu sót thông tin được xác định rõ, qua đó bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của cơ sở dữ liệu. Đặc biệt, khi có sự thay đổi công việc hoặc chấm dứt nhiệm vụ, người làm công tác lý lịch tư pháp còn phải thực hiện cam kết bảo mật, bàn giao tài khoản và tuân thủ quy trình xử lý được lập thành văn bản.
Như vậy, quy định trách nhiệm này không chỉ góp phần ngăn ngừa nguy cơ lạm dụng, rò rỉ thông tin mà còn nâng cao tính minh bạch, kỷ luật, bảo đảm sự vận hành ổn định, an toàn và hiệu quả của cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử theo đúng tinh thần của pháp luật.
3. Trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Quy định về trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được ghi nhận tại Điều 38 Thông tư số 06/2013/TT-BTP như sau:
“Điều 38. Trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Sau khi nhận được đề nghị tra cứu thông tin đã được phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm công tác lý lịch tư pháp sử dụng tài khoản để truy cập, tra cứu, tìm kiếm dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.
2. Kết quả tra cứu dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được thể hiện bằng văn bản và có xác nhận của người đã thực hiện tra cứu, tìm kiếm.
Trường hợp cung cấp thông tin, kết quả tra cứu qua mạng máy tính thì kết quả tra cứu phải có xác thực bằng chữ ký số.
3. Việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được lưu vết thông qua phần mềm chuyên dụng để phục hoạt động kiểm tra, giám sát khi cần thiết.”
Các quy định liên quan đến trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đã được pháp luật quy định chặt chẽ, minh bạch và có tính khả thi cao. Việc tra cứu, sử dụng dữ liệu chỉ được thực hiện khi có đề nghị hợp pháp, được phê duyệt của người có thẩm quyền, đồng thời người làm công tác lý lịch tư pháp phải sử dụng đúng tài khoản được cấp để truy cập, bảo đảm việc truy cập là hợp lệ. Kết quả tra cứu luôn phải được thể hiện bằng văn bản, có xác nhận của người thực hiện, và trong trường hợp cung cấp qua mạng thì phải được bảo đảm bằng chữ ký số nhằm nâng cao giá trị pháp lý và tính xác thực của thông tin.
Đặc biệt, toàn bộ quá trình sử dụng, khai thác dữ liệu được lưu vết qua phần mềm chuyên dụng, tạo cơ sở để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát, phòng ngừa việc lạm dụng, sai phạm và tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình.
Tóm lại, quy định này vừa bảo đảm hiệu quả trong quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, vừa giữ vững nguyên tắc pháp chế, bảo mật và an toàn thông tin, qua đó góp phần quan trọng vào việc xây dựng một hệ thống lý lịch tư pháp hiện đại, đáng tin cậy và phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước.
Trân trọng./.
