Sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi muốn tìm hiểu cụ thể rằng việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy hiện nay được pháp luật quy định thực hiện theo trình tự, thủ tục và yêu cầu như thế nào? Xin cảm ơn Luật sư!
MỤC LỤC
1. Yêu cầu sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Yêu cầu sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 33 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (“Thông tư số 06/2013/TT-BTP”) quy định như sau:
“Điều 33. Yêu cầu sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải bảo đảm đúng mục đích, phạm vi, quyền hạn được giao.
2. Khi sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp phải có văn bản yêu cầu.
3. Việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền.
4. Việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được ghi vào sổ giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.”
Từ các quy định trên, cho thấy việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được pháp luật quy định rất chặt chẽ nhằm bảo đảm tính đúng mục đích, hợp pháp và minh bạch trong quá trình thực hiện. Cụ thể, mọi hành vi khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đều phải dựa trên văn bản yêu cầu hợp lệ, được phê duyệt bởi Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền, đồng thời phải ghi chép đầy đủ vào sổ giao nhận để theo dõi, kiểm soát. Cách thức này không chỉ bảo đảm tính chính xác, hợp pháp và trách nhiệm cá nhân trong việc tiếp cận thông tin mà còn góp phần ngăn ngừa việc lợi dụng, sử dụng sai mục đích hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền.
Do vậy, cơ chế khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được thiết lập trên cơ sở có sự kiểm soát, phê duyệt và lưu vết đầy đủ, qua đó tăng cường tính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp.
2. Trách nhiệm của người làm công tác lý lịch tư pháp trong sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Quy định về trách nhiệm của người làm công tác lý lịch tư pháp trong sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được ghi nhận tại Điều 34 Thông tư số 06/2013/TT-BTP như sau:
“Điều 34. Trách nhiệm của người làm công tác lý lịch tư pháp trong sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Bảo vệ, bảo quản hồ sơ, không để rách nát, hư hỏng, thất lạc hoặc làm lộ bí mật nội dung hồ sơ, tài liệu trong quá trình sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.
2. Không được tự ý sao chụp, thay đổi, rút tài liệu lưu trữ khi chưa được Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền phê duyệt.”
Quy định về trách nhiệm của người làm công tác lý lịch tư pháp trong việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định rõ ràng, chặt chẽ nhằm bảo đảm an toàn, bí mật và tính toàn vẹn của hồ sơ. Theo đó, họ có nghĩa vụ bảo vệ, bảo quản hồ sơ tuyệt đối, không để xảy ra tình trạng rách nát, hư hỏng, thất lạc hoặc lộ lọt thông tin trong quá trình sử dụng.
Đồng thời, người làm công tác lý lịch tư pháp không được tự ý sao chụp, thay đổi, rút tài liệu lưu trữ nếu chưa có sự phê duyệt hợp lệ của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền.
Quy định này vừa nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân của cán bộ trực tiếp xử lý hồ sơ, vừa tạo cơ chế kiểm soát nhằm ngăn ngừa hành vi tùy tiện, vi phạm quy định bảo mật.
3. Trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 35 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định về trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:
“Điều 35. Trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Trường hợp cần sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp có văn bản yêu cầu. Văn bản yêu cầu sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
2. Người làm công tác lưu trữ thực hiện tìm kiếm hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy sau khi có văn bản yêu cầu đã được phê duyệt và bàn giao hồ sơ cho người có yêu cầu.
3. Việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp để sử dụng và khai thác phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận trong số giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và ghi rõ ngày giao nhận.
4. Người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm hoàn trả hồ sơ lý lịch tư pháp sau khi thực hiện xong nhiệm vụ, Thời hạn hoàn trả hồ sơ không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, trừ trường hợp đặc biệt có sự cho phép của Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền.
5. Người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ lý lịch tư pháp được hoàn trả. Trường hợp phát hiện có sự sửa chữa, tẩy xóa, làm thay đổi, mất tài liệu trong hồ sơ, người làm công tác lưu trữ phải lập biên bản và báo cáo lãnh đạo đơn vị xử lý.
Việc hoàn trả hồ sơ sau khi sử dụng và khai thác phải được ký xác nhận theo quy định tại khoản 3 Điều này.”
Do đó, có thể thấy quy định trên đã thiết lập một trình tự, thủ tục rõ ràng, chặt chẽ trong việc sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Toàn bộ quy trình được đặt dưới sự kiểm soát và phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền, nhằm bảo đảm tính hợp pháp ngay từ bước đề nghị khai thác hồ sơ. Bên cạnh đó, quy định về giao nhận, ký xác nhận, thời hạn hoàn trả hồ sơ và cơ chế kiểm tra, lập biên bản khi phát hiện sai phạm đã tạo ra một hành lang pháp lý vững chắc, vừa giúp bảo đảm an toàn, nguyên vẹn của hồ sơ, vừa ngăn ngừa các hành vi tùy tiện, lợi dụng trong quá trình sử dụng.
Như vậy, đều này thể hiện sự cân bằng giữa nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ phục vụ công tác với yêu cầu bảo mật, bảo quản tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm của cán bộ thực hiện và hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực lý lịch tư pháp.
Trân trọng./.
