Thẩm quyền, thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp và việc bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Câu hỏi: Phân tích các quy định pháp luật hiện hành về thẩm quyền và trình tự, thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đồng thời, làm rõ các trường hợp, điều kiện và quy trình thực hiện việc bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp theo đúng quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý của văn bản này như thế nào? Xin cảm ơn Luật sư!
MỤC LỤC
1. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
2. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp
2.1. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
2.2. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2
3. Việc tra cứu thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 44 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 quy định về thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 44. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp
1. Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp sau đây:
a) Công dân Việt Nam mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú;
b) Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam.
2. Sở Tư pháp thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp sau đây:
a) Công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở trong nước;
b) Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài;
c) Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
3. Giám đốc Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Giám đốc Sở Tư pháp hoặc người được ủy quyền ký Phiếu lý lịch tư pháp và chịu trách nhiệm về nội dung của Phiếu lý lịch tư pháp.
Trong trường hợp cần thiết, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích khi cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
4. Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải được ghi vào sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.”
Từ các quy định trên, có thể thấy rằng thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp được phân định rõ ràng, chặt chẽ giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp, dựa trên yếu tố quốc tịch, tình trạng cư trú và nơi cư trú của cá nhân. Cụ thể:
- Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp đối với công dân Việt Nam không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú và đối với người nước ngoài đã từng cư trú tại Việt Nam.
- Sở Tư pháp có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú trong nước, công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài và người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
Ngoài ra, việc ký và chịu trách nhiệm về nội dung Phiếu lý lịch tư pháp thuộc về Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Giám đốc Sở Tư pháp (hoặc người được ủy quyền hợp pháp). Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan này phải tiến hành xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích trước khi cấp Phiếu. Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải được ghi chép đầy đủ vào Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu thống nhất do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, bảo đảm tính minh bạch, chính xác và có căn cứ pháp lý rõ ràng.
2. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp
2.1. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
Căn cứ theo Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 37 Luật cư trú 2020 quy định về thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 như sau:
“Điều 45. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
1. Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp nộp Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp và kèm theo các giấy tờ sau đây: Bản chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
2. Cá nhân nộp Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp và các giấy tờ kèm theo tại các cơ quan sau đây:
a) Công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi thường trú; trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi tạm trú; trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh;
b) Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú; trường hợp đã rời Việt Nam thì nộp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
3. Cá nhân có thể uỷ quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền.
4. Cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 3 Điều 7 của Luật này khi có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì gửi văn bản yêu cầu đến Sở Tư pháp nơi người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thường trú hoặc tạm trú; trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì gửi đến Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia. Văn bản yêu cầu phải ghi rõ địa chỉ cơ quan, tổ chức, mục đích sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp và thông tin về người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 1 Điều 42 của Luật này.
5. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định mẫu Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.”
Theo quy định trên, thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 được thiết lập với trình tự, hồ sơ và thẩm quyền tiếp nhận rõ ràng, nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu.
Người yêu cầu phải chuẩn bị tờ khai theo mẫu và bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ; nộp tại Sở Tư pháp hoặc Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia tùy thuộc vào quốc tịch, nơi cư trú và tình trạng cư trú hiện tại.
Quy định cũng cho phép ủy quyền, trừ trường hợp đặc biệt là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 thì không cần văn bản ủy quyền. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng được yêu cầu cấp Phiếu, việc thực hiện phải thông qua văn bản yêu cầu ghi rõ mục đích và thông tin cần thiết.
Bên cạnh đó, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thẩm quyền ban hành mẫu tờ khai thống nhất, bảo đảm tính pháp lý và thuận tiện trong áp dụng. Quy trình này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục liên quan đến lý lịch tư pháp.
2.2. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2
Căn cứ theo Điều 46 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 quy định về thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 như sau:
“Điều 46. Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2
1. Cơ quan tiến hành tố tụng quy định tại khoản 2 Điều 7 của Luật này có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gửi văn bản yêu cầu đến Sở Tư pháp nơi người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thường trú hoặc tạm trú; trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp hoặc người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thì gửi văn bản yêu cầu đến Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia. Văn bản yêu cầu phải ghi rõ thông tin về cá nhân đó theo quy định tại khoản 1 Điều 43 của Luật này.
Trong trường hợp khẩn cấp, người có thẩm quyền của cơ quan tiến hành tố tụng có thể yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua điện thoại, fax hoặc bằng các hình thức khác và có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
2. Thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cho cá nhân được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 45 của Luật này; trường hợp cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 thì không được ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp.”
Có thể thấy rằng thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu đặc thù của cơ quan tiến hành tố tụng và của cá nhân trong những trường hợp cần xác minh toàn diện về tình trạng án tích, bao gồm cả án tích đã được xóa.
Đối với cơ quan tiến hành tố tụng, việc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 phải được thực hiện bằng văn bản gửi đến cơ quan có thẩm quyền (Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia) theo nơi cư trú hoặc theo tình trạng đặc biệt của người được cấp Phiếu; đồng thời bảo đảm nội dung văn bản đáp ứng yêu cầu thông tin quy định pháp luật.
Trường hợp khẩn cấp, pháp luật cho phép yêu cầu tạm thời qua các phương tiện liên lạc nhanh như điện thoại, fax,… nhưng bắt buộc phải hoàn thiện bằng văn bản chính thức trong vòng 02 ngày làm việc, bảo đảm tính hợp pháp và tính lưu trữ.
Đối với cá nhân, thủ tục được thực hiện tương tự khoản 1 và khoản 2 Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 song đặc biệt lưu ý rằng cá nhân không được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, nhằm đảm bảo tính xác thực tuyệt đối của yêu cầu. Quy định này thể hiện rõ tính chặt chẽ, minh bạch và phân định rạch ròi giữa Phiếu số 2 và Phiếu số 1, đồng thời bảo đảm sự cân bằng giữa nhu cầu xác minh tư pháp và bảo vệ quyền nhân thân của cá nhân, phù hợp với nguyên tắc pháp chế và yêu cầu quản lý nhà nước trong lĩnh vực lý lịch tư pháp.
3. Việc tra cứu thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Việc tra cứu thông tin để Phiếu lý lịch tư pháp được quy định thực hiện tại Điều 47 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 như sau:
“Điều 47. Tra cứu thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp
1. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp chỉ có một nơi thường trú duy nhất tại một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương kể từ khi đủ 14 tuổi trở lên thì việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi người đó thường trú.
2. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp đã cư trú ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương kể từ khi đủ 14 tuổi trở lên thì việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi tiếp nhận yêu cầu và Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
3. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài thì việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi tiếp nhận yêu cầu và Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
4. Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.”
Từ quy định trên của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 có thể rút ra kết luận rằng, việc tra cứu thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp được tổ chức theo nguyên tắc xác định thẩm quyền tra cứu dựa trên yếu tố nơi cư trú và đặc điểm nhân thân của người yêu cầu. Cụ thể:
- Nếu người yêu cầu chỉ có một nơi thường trú duy nhất tại một tỉnh/thành phố từ khi đủ 14 tuổi thì Sở Tư pháp địa phương nơi thường trú trực tiếp thực hiện việc tra cứu.
- Nếu đã cư trú tại nhiều tỉnh/thành phố từ khi đủ 14 tuổi hoặc là công dân Việt Nam từng cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì hoạt động tra cứu sẽ kết hợp giữa Sở Tư pháp nơi tiếp nhận yêu cầu và Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
- Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú, thẩm quyền tra cứu thuộc về Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
Quy định này bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin trong Phiếu lý lịch tư pháp, đồng thời phân định rõ trách nhiệm giữa các cơ quan có thẩm quyền, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp dữ liệu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp.
4. Việc từ chối cấp, bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu Lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 49 và 50 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 quy định như sau:
“Điều 49. Từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có quyền từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp sau đây:
1. Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp không thuộc thẩm quyền;
2. Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người khác mà không đủ điều kiện quy định tại Điều 7 và khoản 3 Điều 45 của Luật này;
3. Giấy tờ kèm theo Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp không đầy đủ hoặc giả mạo.
Trường hợp từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.”
“Điều 50. Bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp
Cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp Phiếu lý lịch tư pháp được cấp có nội dung không chính xác hoặc trái pháp luật.”
Theo đó, việc từ chối cấp, bổ sung, đính chính, thu hồi hoặc hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp được điều chỉnh theo nguyên tắc bảo đảm tính hợp pháp, chính xác và đúng thẩm quyền của quá trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Các quy định này vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi thông tin lý lịch tư pháp bị sai lệch, vừa ngăn ngừa việc lợi dụng quy trình cấp Phiếu để cung cấp hoặc sử dụng thông tin không đúng sự thật, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của cơ quan cấp Phiếu trong toàn bộ vòng đời thông tin lý lịch tư pháp.
Trân trọng./.
