Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi là thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên. Công ty cần lấy ý kiến của các thành viên về việc đầu tư mở rộng lĩnh vực hoạt động ra khu vực khác nhưng các thành viên bận lịch công tác ở nước ngoài. Do đó, Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định lấy ý kiến đối với vấn đề này bằng văn bản mà không tổ chức cuộc họp trực tiếp. Để bảo đảm giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh, tôi và các thành viên còn lại muốn biết pháp luật quy định như thế nào về thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản? Mong Luật sư giải đáp!
MỤC LỤC
Trả lời:
1. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên được quy định ra sao?
Trong hoạt động quản trị công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, nghị quyết và quyết định của Hội đồng thành viên là cơ sở quan trọng, thể hiện ý chí chung của các thành viên trong việc định hướng, điều hành và phát triển công ty. Để bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và dân chủ trong quá trình thông qua các nghị quyết, quyết định, Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:
“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên
1. Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:
a) Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;
b) Quyết định phương hướng phát triển công ty;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
d) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
đ) Tổ chức lại, giải thể công ty.
3. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.
4. Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
5. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.”
Tùyvào điều kiện thực tế, Hội đồng thành viên có thể linh hoạt và chủ động thông qua nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền của mình bằng nhiều hình thức khác nhau như: Biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hay được thể hiện dưới hình thức khác theo quy định của Điều lệ công ty. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan trọng, đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng và thống nhất ý chí của các thành viên, pháp luật về doanh nghiệp yêu cầu buộc phải lấy biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Các nội dung chính yếu này cụ thể bao gồm:
- Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;
- Quyết định phương hướng phát triển công ty;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
- Tổ chức lại, giải thể công ty.
Có thể thấy, việc quy định chặt chẽ về thể thức và nội dung cần biểu quyết đóng vai trò như một cơ chế quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, đồng thuận, giúp cho các nghị quyết, quyết định đối với các vấn đề then chốt của công ty được đưa ra một cách minh bạch và chính xác. Để đảm bảo tính hợp pháp và phản ánh đúng mức độ đồng thuận của các thành viên, pháp luật cũng đã quy định tỷ lệ tán thành tối thiểu cần đạt được khi thông qua các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên tại cuộc họp. Theo đó, khi Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên chỉ được thông qua tại cuộc họp nếu đạt ít nhất 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp tán thành. Riêng với các vấn đề đặc biệt quan trọng như: Bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ/giá trị khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty; sửa đổi Điều lệ; tổ chức lại /giải thể công ty thì tỷ lệ tán thành phải đạt tối thiểu 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp.
Đáng lưu ý đối với nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi có sự tán thành của các thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên và tỷ lệ cụ thể sẽ căn cứ theo quy định của Điều lệ công ty.
Để phù hợp với thực tiễn và bảo đảm sự hợp pháp, minh bạch trong công tác quản lý doanh nghiệp, pháp luật đã đặt ra yêu cầu rõ ràng đối các thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Cụ thể, để được xem là thành viên tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên, thành viên công ty phải:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
- Tham dự và biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Như vậy, quy định tại Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ duy trì tỷ lệ đồng thuận cần thiết để các quyết định, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua một cách hợp pháp và thống nhất mà còn tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công ty vận hành hiệu quả và thuận lợi.
2. Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được quy định như thế nào?
Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được quy định cụ thể tại Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 61. Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định được thực hiện theo quy định sau đây:
1. Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền;
2. Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết, quyết định và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên;
3. Phiếu lấy ý kiến phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;
b) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân, tỷ lệ phần vốn góp của thành viên Hội đồng thành viên;
c) Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
d) Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty;
đ) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
4. Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên Hội đồng thành viên và được gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ. Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, nghị quyết, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty. Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Mục đích, nội dung lấy ý kiến;
b) Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên đã gửi lại phiếu lấy ý kiến hợp lệ; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên mà công ty không nhận lại được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi lại phiếu lấy ý kiến nhưng không hợp lệ;
c) Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết; tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có);
d) Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được; tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
đ) Nghị quyết, quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
e) Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu.”
Về thẩm quyền, Chủ tịch Hội đồng thành viên là chủ thể có quyền quyết định đối với việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên dưới hình thức văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình (nếu Điều lệ công ty không có quy định khác).
Về thể thức, lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định là một hình thức quan trọng có hiệu lực pháp lý tương đương với việc biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên và được thực hiện trên cơ sở tổ chức chặt chẽ và minh bạch. Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, phiếu lấy ý kiến cần phải có các nội dung chủ yếu như sau:
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân, tỷ lệ phần vốn góp của thành viên Hội đồng thành viên;
- Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
- Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty;
- Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Sau thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên thực hiện tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, nghị quyết, quyết định được thông qua đến các thành viên. Lưu ý, báo cáo ghi nhận kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương với biên bản họp Hội đồng thành viên và phải bao gồm đầy đủ nội dung sau đây:
- Mục đích, nội dung lấy ý kiến;
- Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên đã gửi lại phiếu lấy ý kiến hợp lệ; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên mà công ty không nhận lại được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi lại phiếu lấy ý kiến nhưng không hợp lệ;
- Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết; tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có);
- Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được; tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
- Nghị quyết, quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
- Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu.
Như vậy, việc quy định rõ ràng về tính hợp lệ của phiếu lấy ý kiến, báo cáo kết quả kiểm phiếu cũng như trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng thành viên trong việc lấy ý kiến thành viên là cơ sở quan trọng, bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp đối với quá trình thông qua nghị quyết, quyết định đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền.
Trân trọng./.
