Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động là gì? Sổ quản lý lao động được quy định ra sao? Việc báo cáo sử dụng lao động được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi là chủ một doanh nghiệp vừa mới thành lập và đang trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Tôi muốn hỏi trách nhiệm quản lý lao động của tôi theo pháp luật là gì? Sổ quản lý lao động phải lập như thế nào? Và việc báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện ra sao?
MỤC LỤC
1. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động là gì?
2. Sổ quản lý lao động được quy định ra sao?
3. Việc báo cáo sử dụng lao động được thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động là gì?
Căn cứ theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
“Điều 12. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Như vậy, trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động bao gồm: lập, cập nhật và quản lý sổ lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử, đồng thời phải xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu; khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động; định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức, lưu trữ và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến lao động theo đúng quy định của pháp luật.
2. Sổ quản lý lao động được quy định ra sao?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
“Điều 3. Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
…
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
…”
Như vậy, sổ quản lý lao động là một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động trong quản lý lao động. Sổ quản lý lao động quy định nội dung gồm các thông tin sau:
- Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch của người lao động;
- Nơi cư trú của người lao động;
- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người lao động;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động;
- Vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động;
- Thời điểm người lao động bắt đầu làm việc;
- Vấn đề tham gia bảo hiểm xã hội;
- Tiền lương; nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm;
- Số giờ làm thêm;
- Chế độ học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
- Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Việc báo cáo sử dụng lao động được thực hiện như thế nào?
Căn cứ vào Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP và sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP như sau:
“Điều 4. Báo cáo sử dụng lao động
Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này
3. Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6 và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp Sở Lao động - Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
4. Đối với khu công nghệ cao, việc báo cáo sử dụng lao động thực hiện như sau:
a) Người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và Ban quản lý khu công nghệ cao thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Ban quản lý khu công nghệ cao.
Yêu cầu về thời gian và biểu mẫu báo cáo của người sử dụng lao động thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Ban quản lý khu công nghệ cao có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin và báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo thời gian và biểu mẫu quy định tại khoản 3 Điều này.”
Trân trọng./.
