Mời họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Vì đây là thời điểm gần cuối năm nên công ty tôi chuẩn bị họp Đại hội đồng cổ đông để báo cáo tài chính năm, báo cáo công khai tình hình hoạt động của công ty. Trong thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông không kèm theo chương trình họp, báo cáo tài chính năm và các tài liệu khác có liên quan đến nội dung nói trên. Tuy nhiên, những nội dung này được đăng tải lên trang điện tử công ty. Do đó, tôi muốn hỏi hiện nay, pháp luật quy định như thế nào về vấn đề này? Mong Luật sư hỗ trợ, giải đáp!

MỤC LỤC

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?

2. Mời họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?

Trả lời:

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 139. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

3. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

b) Báo cáo tài chính hằng năm;

c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”

Nhằmđảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong công tác quản trị cũng như kịp thời đưa ra định hướng phù hợp với thực tiễn kinh doanh, pháp luật không chỉ yêu cầu phải họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mỗi năm một lần mà còn cho phép Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Việc họp Đại hội đồng cổ đông phải được thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam và địa điểm họp được xác định là nơi mà chủ tọa tham dự.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên diễn ra không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là cơ hội để các cổ đông tham gia thảo luận và thông qua các vấn đề quan trọng của công ty bao gồm:

- Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

- Báo cáo tài chính hằng năm;

- Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

- Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Đáng chú ý, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Khi xét thấy cần thiết, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên có thể được gia hạn bởi Hội đồng quản trị nhưng việc gia hạn này không được vượt quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác.

Có thể thấy, quy định cụ thể về nội dung, thời hạn và địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông vừa giúp cuộc họp diễn ra đúng tiến độ, đạt hiệu quả và đồng thời, bảo đảm được tính hợp pháp, hợp lệ của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Việc không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo đúng thời hạn, trình tự mà pháp luật đặt ra không những làm giảm mức độ uy tín của công ty trong mắt các cổ đông, đối tác mà còn có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nặng nề.

2. Mời họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?

Việc mời họp Đại hội đồng cổ đông là thủ tục pháp lý bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng, nhằm bảo đảm cho mọi cổ đông có quyền tham dự đều được thông báo đầy đủ, kịp thời và có cơ sở để chuẩn bị ý kiến, biểu quyết tại cuộc họp. Trên cơ sở này, Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:

“Điều 143. Mời họp Đại hội đồng cổ đông

1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.”

Để bảo đảm tính minh bạch vàquyền làm chủ của cổ đông, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp. Nếu Điều lệ công ty không quy định mộtthời hạn khácdài hơn thì thời hạn thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc. Đáng lưu ý, thông báo mời họp này không chỉ có đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp mà còn phải đảm bảo phương thức gửi đến các cổ đông sao cho phù hợp với Điều lệ công ty và quy định pháp luật.

Một phần không thể thiếu trong thông báo mời họp là Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp và Phiếu biểu quyết. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử thì việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty; đồng thời, tại thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Từ những cơ sở trên, việc thực hiện đầy đủ các quy định này không chỉ giúp quá trình thông qua nghị quyết đối với các vấn đề quan trọng, then chốt của công ty diễn ra thuận lợi, hợp pháp, mà đồng thời còn góp phần làm gia tăng sự tin cậy và gắn kết giữa cổ đông với công ty của mình.

Trân trọng./.