Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi dự kiến mở rộng quy mô kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản bằng cách lập thêm chi nhánh và văn phòng đại diện ở thành phố khác, nhưng không biết nên chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ cũng như quy trình thực hiện việc đăng ký hoạt động đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như thế nào. Do đó, tôi mong Luật sư có thể tư vấn, hỗ trợ tôi về việc này.
MỤC LỤC
2. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định như thế nào?
Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 30 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây được gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 30. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh
1. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp, trong đó, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp bao gồm:
a) Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
b) Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
c) Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
...
4. Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.”
Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh và khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh
...
2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”
“Điều 11. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.”
Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện các giấy tờ pháp lý sau:
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Lưu ý rằng, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ và phù hợp đối với từng loại hình doanh nghiệp tương ứng theo luật định. Đồng thời, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện đã kê khai số định danh cá nhân thì không cần phải cung cấp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bên cạnh đó, pháp luật còn đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được lập ở nước ngoài. Theo đó, việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài phải bảo đảm theo đúng quy định của pháp luật nước đó và tuân thủ chặt chẽ nghĩa vụ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ bảo đảm cho hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện được pháp luật công nhận mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý chính xác thông tin cũng như bảo đảm tính hợp pháp, đồng bộ dữ liệu về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh được quy định như thế nào?
Hồ sơ, trình tự, thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 30. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh
...
2. Thông báo lập địa điểm kinh doanh
a) Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh;
b) Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh bao gồm thông báo lập địa điểm kinh doanh.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.”
Pháp luật cho phép doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Quy định như vậy không chỉ xác định quyền của doanh nghiệp trong việc mở rộng phạm vi hoạt động mà góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp chủ động, linh hoạt lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế của mình.
Ngoài ra, pháp luật cũng nêu rõ thành phần hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanhbao gồm thông báo lập địa điểm kinh doanh và mẫu thông báo này được quy định, hướng dẫn chi tiết tại Mẫu số 17 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.
Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh và được pháp luật cho phép yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu.
Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định không chỉ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của doanh nghiệp mà còn góp phần giảm thiểu các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Trân trọng./.
