Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định thực hiện như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên gần đây, tôi có nghe thông tin rằng pháp luật cho phép doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này qua mạng thông tin điện tử để tiết kiệm thời gian. Nhưng tôi cũng không chắc về tính xác thực của thông tin trên, do đó, tôi muốn hỏi rằng pháp luật hiện hành quy định về việc đăng ký doanh nghiệp theo hình thức trên như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ!

MỤC LỤC

1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào?

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào?

3. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định thực hiện ra sao?

Trả lời:

1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào? 

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định cụ thể tại Điều 37 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:

“Điều 37. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Như vậy, pháp luật cho phép doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy định mới đánh dấu bước đột phá cho cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, giúp cho các chủ thể kinh doanh tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và công sức. Ngoài ra, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cần tích cực tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin khi thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử, qua đó, bảo đảm tính hiệu quả, minh bạch cho doanh nghiệp trong bối cảnh số hóa hiện nay.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào? 

Để bảo đảm được tính hiệu quả trong quá trình thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử, cần chuẩn bị đúng và đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định cụ thể tại Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:

“Điều 38. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử;

b) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ;

c) Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

d) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ quy định tại Điều 12 Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định này.

3. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết theo quy định thì thời hạn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp quy định tại Nghị định này được tính từ ngày làm việc kế tiếp của ngày hồ sơ được tiếp nhận.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

9. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung, thể thức của văn bản giấy. Văn bản điện tử định dạng “.pdf”. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định. Cá nhân ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo chế độ ảnh màu.”

Và

“Điều 12. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.”

Tùy thuộc vào tính chất của các loại hình doanh nghiệp mà pháp luật về doanh nghiệp sẽ đặt ra quy định khác nhau về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử. Văn bản điện tử được thừa nhận giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Cần lưu ý trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký, hồ sơ điện tử không những tuân thủ chặt chẽ các quy định về hình thức, định dạng, chữ ký số,... theo luật định mà cần bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và phải đồng nhất với nội dung đăng ký được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đặc biệt chú trọng đến tính liên tục, hiệu quả trong việc tiếp nhận cũng như xử lý hồ sơ đăng ký thông qua quy định về thời hạn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết theo quy định thì thời hạn này được tính từ ngày làm việc kế tiếp của ngày hồ sơ được tiếp nhận.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào? 

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được quy định tại Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:

“Điều 39. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.

3. Các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.

4. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

5. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký qua mạng thông tin điện tử có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 6 Điều 31 Nghị định này.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính như sau:

“Điều 31. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính

...

6. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp này, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đã nộp hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét, ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp từ chối dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.”

Quy định trên đã thể hiện rõ toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được số hóa từ giai đoạn kê khai thông tin, nộp hồ sơ đăng ký đến giai đoạn cấp, từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp và kèm theo thông báo cho doanh nghiệp theo quy định.

Sau khi gửi hồ sơ đăng ký thành công, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ. Đây không chỉ là minh chứng quan trọng nhằm xác nhận thời điểm nộp hồ sơ mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của chủ thể kinh doanh, đồng thời, qua đó tạo môi trường kinh doanh công bằng và lành mạnh.

Ngoài ra, quy định về việc thông tin đăng ký trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế là một trong các điểm tiến bộ có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình cải cách thủ tục hành chính. Quy định không chỉ loại bỏ các thủ tục phức tạp mà còn bảo đảm tính liên thông, đồng bộ thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp còn đặc biệt chú trọng đến việc bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp khi cho phép người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định của pháp luật.

Từ những cơ sở trên, doanh nghiệp nên chủ động thích nghi, bắt kịp với những đổi mới tích cực trên để tăng cường năng suất, hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như bảo đảm tính linh hoạt, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và nguồn lực trong bối cảnh nền kinh tế số hóa toàn cầu hiện nay.

Trân trọng./.