Hình thức báo cáo, biểu mẫu báo cáo và hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang thực hiện báo cáo cho dự án đầu tư xây dựng của công ty nhưng loay hoay không biết tôi có thể làm báo cáo dưới hình thức trực tuyến để tiết kiệm thời gian hay không và biểu mẫu báo cáo tôi có thể lấy từ nguồn nào, cũng như ai sẽ là chủ thể ký báo cáo trên theo quy định của pháp luật. Vì vậy, tôi muốn hỏi Luật sư, hiện nay hình thức báo cáo, biểu mẫu báo cáo và hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo được quy định như thế nào? Kính mong Luật sư giải đáp thắc mắc giúp tôi.
MỤC LỤC
1. Hình thức báo cáo được quy định như thế nào?
2. Biểu mẫu báo cáo được quy định như thế nào?
3. Hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hình thức báo cáo được quy định như thế nào?
Hình thức báo cáo là nội dung quan trọng đảm bảo tính thống nhất, rõ ràng trong hoạt động báo cáo. Nội dung này được quy định tại Điều 104 Nghị định số 31/2021/NĐ-CP ngày 26/3/2021 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 2 Nghị định số 239/2025/NĐ-CP ngày 03/9/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2021/NĐ-CP ngày 26/3/2021 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư như sau:
“Điều 104. Hình thức báo cáo
1. Báo cáo về dự án đầu tư:
a) Tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư gửi các báo cáo trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư;
b) Cơ quan đăng ký đầu tư gửi báo cáo bằng văn bản và trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư.
2. Báo cáo về xúc tiến đầu tư:
a) Các bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi báo cáo bằng văn bản về Bộ Tài chính và báo cáo trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về xúc tiến đầu tư;
b) Các cơ quan chủ trì hoạt động xúc tiến đầu tư gửi báo cáo trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về xúc tiến đầu tư.
3. Bộ Tài chính quy định hệ thống biểu mẫu và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo theo quy định tại Nghị định này.”
Theo đó, hình thức báo cáo có sự phân biệt nhất định giữa báo cáo về dự án đầu tư và báo cáo về xúc tiến đầu tư. Cụ thể:
- Về báo cáo về dự án đầu tư: Tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư gửi báo cáo trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư; Cơ quan đăng ký đầu tư gửi báo cáo bằng văn bản và trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư;
- Về báo cáo xúc tiến đầu tư: Các bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi báo cáo đồng thời bằng văn bản về Bộ Tài chính và báo cáo trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về xúc tiến đầu tư; Các cơ quan chủ trì hoạt động xúc tiến đầu tư gửi báo cáo trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về xúc tiến đầu tư.
Điều này đảm bảo cân bằng giữa hình thức báo cáo bằng văn bản và hình thức trực tuyến. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại,… cho chủ thể báo cáo cũng như thể hiện rõ nhu cầu số hoá trong công tác quản lý. Đồng thời, cũng góp phần tăng cường trách nhiệm của các chủ thể liên quan và hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát, đánh giá hoạt động đầu tư một cách minh bạch và hiệu quả.
2. Biểu mẫu báo cáo được quy định như thế nào?
Tại Điều 3 Thông tư số 03/2021/TT-BKHĐT ngày 09/4/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc quy định mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư có quy định về biểu mẫu báo cáoliên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư như sau:
“Điều 3. Mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư
1. Mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam quy định tại Phụ lục A.
2. Mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài quy định tại Phụ lục B.
3. Mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động xúc tiến đầu tư quy định tại Phụ lục C.”
Trong đó:
- Mẫu báo cáo thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam được quy định tại: Mẫu A.I.27 “Báo cáo thực hiện dự án đầu tư” áp dụng đối với nhà đầu tư; các mẫu thuộc Mẫu A.III “Mẫu báo cáo định kỳ của tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư”; các mẫu thuộc Mẫu A.IV “Mẫu báo cáo định kỳ của cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư”.
- Mẫu báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài được quy định tại: Mẫu B.I.5 “Báo cáo tình hình hoạt động đầu tư ra nước ngoài (Áp dụng cho tất cả hồ sơ đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài)” (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư số 25/2023/TT-BKHĐT ngày 31/12/2023 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2021/TT-BKHĐT ngày 09/4/2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư (sau đây gọi tắt là “Thông tư số 25/2023/TT-BKHĐT”)); các Mẫu B.III.1 “Báo cáo định kỳ hàng quý tình hình hoạt động dự án đầu tư tại nước ngoài”, B.III.2 “Báo cáo định kỳ năm tình hình hoạt động dự án đầu tư tại nước ngoài”, B.III.3 “Báo cáo tình hình hoạt động đầu tư ra nước ngoài cho năm tài chính” (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư số 25/2023/TT-BKHĐT), Mẫu B.III.4 “Báo cáo định kỳ hàng năm của các Bộ, ngành liên quan”.
- Mẫu báo cáo liên quan đến hoạt động xúc tiến đầu tư được quy định tại: Mẫu C.IV.1 “Văn bản thông báo hoàn thành hoạt động xúc tiến đầu tư không sử dụng ngân sách nhà nước”; Mẫu C.IV.2 “Báo cáo kết quả thực hiện chương trình xúc tiến đầu tư của Bộ/ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh” (sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1Thông tư số 25/2023/TT-BKHĐT); Mẫu C.IV.3 “Biểu tổng hợp tình hình thực hiện chương trình xúc tiến đầu tư của Bộ/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh” và Mẫu C.IV.4 “Báo cáo tình hình thực hiện các cam kết/thỏa thuận/chủ trương đầu tư của Bộ/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh” (sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1Thông tư số 25/2023/TT-BKHĐT).
3. Hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo được quy định như thế nào?
Hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo được quy định tại Điều 4 Thông tư số 03/2021/TT-BKHĐT ngày 09/4/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc quy định mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư có quy định về biểu mẫu báo cáoliên quan đến hoạt động đầu tư tại Việt Nam, đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài và xúc tiến đầu tư như sau:
“Điều 4. Hướng dẫn cách ký các văn bản, báo cáo
1. Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam: trước khi thành lập tổ chức kinh tế, nhà đầu tư ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư; sau khi thành lập tổ chức kinh tế, người đại diện có thẩm quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư.
2. Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp tại Việt Nam: nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và người đại diện có thẩm quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp cùng ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư.
3. Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam: các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư và các văn bản liên quan đến hoạt động đầu tư.
4. Nhà đầu tư quy định tại Điều 68 Nghị định số 31/2021/NĐ-CP ngày 26/3/2021 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư đăng ký đầu tư ra nước ngoài ký các văn bản và báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài.”
Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 68 Nghị định số 31/2021/NĐ-CP ngày 26/3/2021 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư như sau:
“Điều 68. Nhà đầu tư thực hiện hoạt động đầu tư ra nước ngoài
1. Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư.
2. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Hợp tác xã.
3. Tổ chức tín dụng thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng.
4. Hộ kinh doanh đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam.
5. Cá nhân mang quốc tịch Việt Nam, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp.
6. Các tổ chức khác thực hiện đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.”
Theo đó, hướng dẫn cách ký văn bản và báo cáo được quy định riêng biệt cho từng loại hình thức đầu tư về chủ thể ký, loại hình văn bản được ký,… Cụ thể:
- Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam:
+ Trước khi thành lập tổ chức kinh tế, nhà đầu tư ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư;
+ Sau khi thành lập tổ chức kinh tế, người đại diện có thẩm quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư.
- Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp tại Việt Nam: nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và người đại diện có thẩm quyền theo pháp luật của tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp cùng ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư.
- Đối với trường hợp đầu tư theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam: các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh ký các văn bản thực hiện thủ tục đầu tư và các văn bản liên quan đến hoạt động đầu tư.
- Các nhà đầu tư thực hiện hoạt động đầu tư ra nước ngoài: ký các văn bản và báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài.
Từ quy định trên có thể thấy, tương ứng với từng hình thức đầu tư nhất định nhà đầu tư và chủ thể liên quan cần xác định đúng địa vị pháp lý của mình để ký các văn bản, báo cáo phù hợp. Điều này góp phần xác định chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trong từng giai đoạn và hình thức đầu tư, đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của hồ sơ đầu tư, đồng thời giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra, xác minh và xử lý khi có tranh chấp hoặc vi phạm xảy ra.
Trân trọng./.
