Công ty có phải báo giảm trong trường hợp người lao động nghỉ ốm đau không?
Luật sư cho tôi hỏi: Anh Minh, nhân viên Công ty X nghỉ ốm từ 1/3 đến 30/4/2024 theo chỉ định của bác sĩ. Công ty có phải báo giảm Bảo hiểm xã hội không? Nếu không, cần làm gì để đảm bảo quyền lợi cho anh Minh?
MỤC LỤC
1. Người lao động nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì phải báo giảm?
2. Thời hạn báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm đau là khi nào?
3. Thủ tục báo giảm lao động được thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Người lao động nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì phải báo giảm?
Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021:
“1.3. Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Trong trường hợp người lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm lao động.”
Đồng thời tại khoản 2 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
“Điều 168. Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
...
2. Trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động không phải trả lương cho người lao động, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
...”
Theo đó, khi người lao động đang nghỉ ốm đau thì người sử dụng lao động không phải trả lương cho những ngày nghỉ này.
Như vậy, để không phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động đối với các trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
2. Thời hạn báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm đau là khi nào?
Tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 có quy định như sau:
“ Điều 50. Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Tổ chức dịch vụ
...
2. Trách nhiệm của đơn vị, Tổ chức dịch vụ
2.1. Đơn vị
a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
b) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ của người tham gia và đơn vị.
c) Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN khi có thay đổi hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý có thẩm quyền, cơ quan BHXH.
d) Phổ biến pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động trong đơn vị.
đ) Phối hợp với cơ quan BHXH thực hiện các quy định về pháp luật BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
...”
Theo đó, khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).
Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần.
3. Thủ tục báo giảm lao động được thực hiện như thế nào?
Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động đối với các trường hợp người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp thực hiện báo giảm lao động theo thủ tục như sau:
Bước 1. Nộp hồ sơ
Thành phần hồ sơ:
(i) Đối với người lao động:
- Trường hợp đã có mã số bảo hiểm xã hội thì cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị;
- Trường hợp chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai TK1-TS.
(ii) Đối với đơn vị sử dụng lao động:
Đơn vị sử dụng lao động lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm xã hội:
- Lập Mẫu D02-LT;
- Lập Mẫu D01-TS;
Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
- Qua Bưu chính;
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
Bước 2. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ
Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội;
- Thẻ bảo hiểm y tế;
Thời hạn giải quyết: Không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Trường hợp anh Minh, nhân viên Công ty X nghỉ ốm từ 1/3 đến 30/4/2024 theo chỉ định của bác sĩ. Công ty không cần báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ ốm đau, vì đây là trường hợp tạm thời và người lao động vẫn thuộc danh sách công ty.
Tuy nhiên, công ty cần: Tiếp tục đóng BHXH bắt buộc (trừ BHXH ngắn hạn nếu nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng). Hướng dẫn anh Minh làm hồ sơ hưởng chế độ ốm đau từ BHXH.
Trân trọng./.
