Người nộp hồ sơ là ai? Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi dự định mở một quán cà phê dưới hình thức hộ kinh doanh. Tuy nhiên, do có chuyến công tác ở nước ngoài nên tôi không thể trực tiếp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để nộp hồ sơ được. Do vậy, tôi có thể ủy quyền cho chị ruột của mình để thực hiện thủ tục đăng ký được không và việc ủy quyền này thực hiện như thế nào? Đồng thời, để tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh, tôi cũng muốn biết thêm rằng theo quy định hiện nay, người nộp hồ sơ bao gồm những ai? Mong Luật sư giải đáp!
MỤC LỤC
2. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Người nộp hồ sơ là ai?
Quy định về người nộp hồ sơ trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có ý nghĩa quan trọng nhằm xác định chính xác chủ thể có quyền và trách nhiệm thực hiện thủ tục hành chính này. Đây là cơ sở pháp lý nhằmbảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ, đồng thời ngăn ngừa tình trạng giả mạo, lạm quyền trong quá trình đăng ký. Khoản 10 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) quy định cụ thể như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
10. Người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh quy định tại Điều 12 và Điều 93 Nghị định này.”
Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 12Nghị định 168/2025/NĐ-CP về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 12. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.
5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.
Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.”
Như vậy, người nộp hồ sơ có thể là người có thẩm quyền trực tiếp ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh nhưng cũng có thể là người được ủy quyền hợp pháp theo luật định. Việc quy định chặt chẽ như vậy vừa đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp của thủ tục vừa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong việc thực hiện đăng ký cũng như nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh.
2. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?
Đăng ký hộ kinh doanh là thủ tục pháp lý quan trọng nhằm xác lập sự hiện diện hợp pháp của hộ kinh doanh trên thị trường. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp chủ hộ kinh doanh đều có thể trực tiếp thực hiện thủ tục này. Vì vậy, pháp luật đã quy định cơ chế ủy quyền, cho phép cá nhân, tổ chức khác thay mặt chủ hộ kinh doanh tiến hành thủ tục đăng ký theo quy định tại Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 93. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh
Chủ hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.
4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.
5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định này.
Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người ủy quyền.”
Dẫn chiếu đến khoản 6 Điều 22 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã như sau:
“Điều 22. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã
...
6. Yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo về việc tuân thủ các quy định về hộ kinh doanh tại Nghị định này để thực hiện công tác quản lý nhà nước.”
Chủ hộ kinh doanh được phép ủy quyền cho cá nhân, tổ chức và đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính thay mình thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi và hợp pháp, cá nhân, tổ chức nhận ủy quyền không chỉ bảo đảm về tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ mà còn phải thực hiện đầy đủ, trung thực trách nhiệm pháp lý của mình theo quy định pháp luật.
Đặc biệt lưu ý, pháp luật còn đặt ra yêu cầu xác thực điện tử đối với người ủy quyền và người được ủy quyền trong quá trình cấp đăng ký. Trong trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc xác thực, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người ủy quyền. Ngoài ra, để bảo đảm tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho hộ kinh doanh, pháp luật cho phép người ủy quyền thực hiện việc xác thực này sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn. Bên cạnh đó, khi người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có quyền yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo về việc tuân thủ các quy định về hộ kinh doanh theo luật định.
Như vậy, trong trường hợp không thể trực tiếp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, bạn có thể ủy quyền cho người thân là chị ruột của mình để hoàn tất thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký cho cơ quan có thẩm quyền, bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo quy định, cần phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Tuy văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng người ủy quyền và người được ủy quyền cần kiểm tra việc xác thực điện tử của mình một cách kỹ lưỡng để bảo đảm được cấp đăng ký hộ kinh doanh.
Trân trọng./.
