Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Doanh nghiệp tôi kinh doanh sản xuất và cung ứng chè tại địa phương và đang thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Do đó, tôi muốn hỏi thêm rằng hiện nay, việc kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào? Và ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện ra sao? Mong Luật sư hỗ trợ!
MỤC LỤC
1. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
2. Ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 11. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.
2. Trường hợp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy, người nộp hồ sơ xuất trình thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc sử dụng căn cước điện tử theo quy định pháp luật để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người nộp hồ sơ không có số định danh cá nhân thì kèm theo hồ sơ phải có bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.
3. Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.
4. Trường hợp việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người nộp hồ sơ, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo quy định.
5. Các thông tin cá nhân được Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
a) Họ, chữ đệm và tên;
b) Ngày, tháng, năm sinh;
c) Số định danh cá nhân;
d) Giới tính;
đ) Dân tộc;
e) Quốc tịch;
g) Nơi thường trú;
h) Nơi ở hiện tại.
6. Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh có quyền khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp, lưu giữ, bảo quản thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật, bảo đảm an toàn, bảo mật và được sao lưu dự phòng bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn của hồ sơ cho phép truy cập, sử dụng khi cần thiết hoặc để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu, tra soát, giải quyết khiếu nại và cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan, tổ chức theo quy định.”
Kê khai thông tin cá nhân trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, kiểm soát các chủ thể có liên quan đến hoạt động kinh doanh, do vậy, pháp luật về doanh nghiệp đặt ra các quy định chặt chẽ đối với vấn đề này. Theo đó,khi đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần kê khai thông tin của mình bao gồm: Họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính,... và thông tin của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các thông tin này sẽ được đối chiếu với dữ liệu được lưu trữ tạiCơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nếu có sai lệch, cá nhân thực hiện việc kê khai có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo tính thống nhất và chính xác.
Trường hợp nộp hồ sơ đăng ký bằng bản giấy hoặc chưa có số định danh cá nhân, người nộp hồ sơ phải xuất trình hoặc nộp kèm các giấy tờ tùy thân hợp lệ còn hiệu lực theo quy định cụ thể tại khoản 2, 3 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Đáng chú ý, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có quyền chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp một số thông tin cá nhân như: Họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, số định danh cá nhân,... Nếu hệ thống kết nối giữa cơ sở dữ liệu dân cư và đăng ký doanh nghiệp bị gián đoạn, hồ sơ đăng ký cần phải kèm theo bản sao các loại giấy tờ tùy thân như: Thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực,... của người nộp hồ sơ, chủ sở hữu, cổ đông và các chủ thể có liên quan khác tại Điều 11 Nghị định này để hoàn thành thủ tục đăng ký.
Ngoài ra, pháp luật cho phép Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước có quyền khai thác, lưu giữ và bảo mật thông tin cá nhân để phục vụ việc xử lý hồ sơ, giải quyết khiếu nại cũng như tra soát và cung cấp thông tin trong những trường hợp cần thiết nhất định. Việc trao quyền cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp không chỉ góp phần nâng cao tính chính xác, minh bạch mà còn bảo đảm tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu thông tin.
2. Ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Việc ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được quy định tại Điều 7 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 7. Ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp
1. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, khi thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc khi đề nghị cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi ngành, nghề kinh doanh trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh hướng dẫn, đối chiếu và ghi nhận ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Nội dung cụ thể của ngành kinh tế cấp bốn quy định tại khoản 1 Điều này thực hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
3. Đối với những ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh được ghi theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đó.
4. Đối với những ngành, nghề kinh doanh không có trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam nhưng được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh được ghi theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đó.
5. Đối với những ngành, nghề kinh doanh không có trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và chưa được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác thì Cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận bổ sung ngành, nghề kinh doanh này cho doanh nghiệp nếu không thuộc ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh, đồng thời thông báo cho Bộ Tài chính để bổ sung ngành, nghề kinh doanh mới.
6. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu ghi ngành, nghề kinh doanh chi tiết hơn ngành kinh tế cấp bốn thì doanh nghiệp lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, sau đó ghi chi tiết ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp dưới ngành kinh tế cấp bốn nhưng phải đảm bảo ngành, nghề kinh doanh chi tiết của doanh nghiệp phù hợp với ngành kinh tế cấp bốn đã chọn. Trong trường hợp này, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp là ngành, nghề kinh doanh chi tiết doanh nghiệp đã ghi.
7. Việc ghi ngành, nghề kinh doanh quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều này, trong đó, ngành, nghề kinh doanh chi tiết được ghi theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
8. Việc quản lý nhà nước đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài thuộc thẩm quyền của cơ quan chuyên ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành.”
Người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi ngành, nghề kinh doanh trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp dựa trên sự hướng dẫn, đối chiếu của Cơ quan đăng ký kinh doanh trong một số trường hợp nhất định, cụ thể là: Đăng ký thành lập doanh nghiệp, khi thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc khi đề nghị cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nguyên tắc áp dụng ưu tiên các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành khi ghi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký được quy định cụ thể tại khoản 3, 4, 6, 7 và 8 Điều 7 Nghị định 168/2025/NĐ-CP góp phần bảo đảm sự đồng nhất và tạo điều kiện thuận lợi giúp cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đối chiếu, xác minh theo luật định.
Ngoài ra, quy định trên hướng dẫn về cách ghi ngành, nghề kinh doanh trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu mô tả cụ thể hơn so với ngành kinh tế cấp bốn. Theo đó, doanh nghiệp trước tiên phải lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, sau đó có thể ghi chi tiết ngành, nghề kinh doanh của mình dưới ngành kinh tế cấp bốn đã chọn, miễn bảo đảm sự phù hợp với phạm vi ngành cấp bốn. Trong trường hợp này, ngành nghề chi tiết mà doanh nghiệp đã ghi sẽ được xem là ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể thấy, việc quy định như vậy tạo ra hành lang pháp lý vững chắc nhằm bảo đảm tính linh hoạt, thuận lợi cho các doanh nghiệp khi tham gia vào thị trường kinh tế của Việt Nam.
Trân trọng./.
