Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định thực hiện như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi:Tôi dự kiến mở một nhà hàng nhỏ tại địa phương cùng với các thành viên trong gia đình dưới hình thức hộ kinh doanh. Do đó, tôi cũng đã dành thời gian để tìm hiểu sơ qua quy định liên quan đến vấn đề này. Tuy nhiên, để không làm phát sinh rủi ro trong quá trình thực hiện việc đăng ký, tôi cần phải chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ gì? Và cho tôi hỏi thêm rằng, việc nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh có thể được thực hiện qua mạng thông tin điện tử được không? Pháp luật hiện nay quy định về trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo phương thức ra sao? Mong Luật sư giải đáp!

MỤC LỤC

1. Đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là gì?

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào?

3. Trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định thực hiện ra sao?

Trả lời:

1. Đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là gì?

Quy định cho phép chủ thể kinh doanh có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc đăng ký trên hệ thống trực tuyến không chỉ phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia mà còn tạo tiền đề để môi trường kinh doanh ngày càng hiện đại và thân thiện hơn. Nắm bắt được tinh thần đó, Điều 111 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) đã quy định cụ thể như sau:

“Điều 111. Đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử

1. Đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là việc chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử.”

Thông qua Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật dễ dàng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Việc cho phép và khuyến khích đăng ký hộ kinh doanh trên không chỉ hướng đến mục tiêu hiện thực hóa chủ trương cải cách hành chính, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả cho công tác kiểm tra, quản lý của cơ quan có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, việc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chủ động tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tìm hiểu và thực hiện đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến cho thấy nỗ lực đồng hành của Nhà nước trong công cuộc chuyển đổi số. Không chỉ dừng lại ở việc mở cánh cổng đăng ký điện tử, quy định còn nhấn mạnh vai trò hỗ trợ, hướng dẫn và cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ cho người dân. Nhờ đó, quá trình thành lập hộ kinh doanh không chỉ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà còn tạo sự linh hoạt trong quá trình tiếp cận dịch vụ công.

Như vậy, nếu trong trường hợp bạn không thể nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền thì pháp luật vẫn cho phép người nộp hồ sơ có quyền lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng thông tin điện tử để hoàn tất thủ tục đăng ký.

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định như thế nào?

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định tại Điều 112 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:

“Điều 112. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử

1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Nghị định này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bằng bản giấy.

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bằng bản giấy;

b) Các thông tin đăng ký hộ kinh doanh được kê khai trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh phải được nhập đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh;

c) Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

d) Phải được ký số bởi chủ hộ kinh doanh hoặc người được chủ hộ kinh doanh ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử phải kèm theo các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 93 Nghị định này được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định này.

3. Thời hạn để hộ kinh doanh sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu hộ kinh doanh không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ hủy hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn cách hiểu thuật ngữ “văn bản điện tử” và Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

9. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung, thể thức của văn bản giấy. Văn bản điện tử định dạng “.pdf”. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định. Cá nhân ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo chế độ ảnh màu.”

Và

“Điều 93. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Chủ hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định sau đây:

1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh.

3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.

4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định này.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người ủy quyền.”

Khi thực hiện việc đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp không những phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ pháp lý bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh trong trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập,... mà còn cần chú ý đến hình thức của hồ sơ theo quy định pháp luật. Ngoài ra, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử cũng phải tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu liên quan đến tính chính xác, đúng đắn của thông tin được kê khai, việc xác thực chữ ký số và các thông tin khác như: số điện thoại, thư điện tử của người nộp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Để bảo đảm tính kỷ luật và hiệu quả trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, pháp luật cho phép hộ kinh doanh được sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký của mình. Theo đó, trong vòng 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, hộ kinh doanh thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử. Sau thời hạn nêu trên, nếu hộ kinh doanh không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không còn giá trị và đồng thời, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tiến hành việc hủy hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Rõ ràng rằng, quy định như vậy không chỉ nhấn mạnh trách nhiệm chủ động của hộ kinh doanh trong việc hoàn tất thủ tục mà còn giúp cơ quan có thẩm quyền dễ dàng kiểm soát tình trạng hồ sơ đăng ký, qua đó, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh công bằng và ổn định.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử được quy định thực hiện ra sao?

Trong xu thế số hóa thủ tục hành chính, việc quy định rõ ràng trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến là điều thật sự cần thiết. Nắm bắt được tinh thần này, quy định tại Điều 113 Nghị định 168/2025 đã hướng dẫn cụ thể như sau:

“Điều 113. Trình tự, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử

1. Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

2. Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử và thanh toán lệ phí theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

3. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử.

4. Các thông tin đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và Cơ quan thuế.

5. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện cấp đăng ký hộ kinh doanh và thông báo cho hộ kinh doanh về việc cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho hộ kinh doanh để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

6. Hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định tại khoản 5 Điều 95 Nghị định này.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 5 Điều 95 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh theo phương thức đăng ký trực tiếp và đăng ký qua dịch vụ bưu chính như sau:

“Điều 95. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh theo phương thức đăng ký trực tiếp và đăng ký qua dịch vụ bưu chính

...

5. Hộ kinh doanh có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh khi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Trong trường hợp này, chủ hộ kinh doanh gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đã nộp hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét, ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh và hủy hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp từ chối dừng thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.”

Có thể thấy, quy định đã xây dựng một quy trình rõ ràng, chặt chẽ cho việc đăng ký hộ kinh doanh thông qua mạng thông tin điện tử. Theo đó, người nộp hồ sơ phải sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Có thể thấy, từ việc kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số để xác thực tính pháp lý của hồ sơ đến khi thanh toán lệ phí đều được tiến hành một cách đồng bộ trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Sau khi hoàn tất quá trình nộp hồ sơ, người nộp sẽ nhận được giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả trực tuyến. Quy định rõ như vậy không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại của nền hành chính số mà còn góp phần củng cố niềm tin của người dân khi lựa chọn cách thức đăng ký này.

Đồng thời, nhằm bảo đảm tính công khai, rõ ràng trong xuyên suốt quá trình thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử, pháp luật còn quy định chi tiết trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp hay từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cũng như nghĩa vụ thông báo sửa đổi, bổ sung cho hộ kinh doanh nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Đáng lưu ý, việc áp dụng công nghệ số trong thủ tục đăng ký hộ kinh doanh không chỉ dừng lại ở giai đoạn nộp hồ sơ mà còn mở rộng sang quá trình phối hợp quản lý giữa các cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, sau khi dữ liệu, thông tin về đăng ký hộ kinh doanh được cập nhật vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh sẽ được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan nêu trên sẽ giúp cho quá trình cấp đăng ký và quản lý thuế diễn ra thuận lợi, chính xác, đồng thời hỗ trợ hộ kinh doanh tiếp cận nhanh chóng hơn với quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của mình.

Trân trọng./.