Đăng ký địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Hiện tại, tôi điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng dịch vụ du lịch tại nơi tôi đang sinh sống. Để thực hiện thủ tục đăng ký cần thiết, tôi cần hiểu thêm về địa chỉ liên lạc, trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định ra sao? Và tôi cũng muốn hỏi thêm rằng pháp luật hiện nay quy định như thế nào là không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp? Mong nhận được sự hỗ trợ từ Luật sư!

MỤC LỤC

1. Địa chỉ liên lạc được quy định như thế nào?

2. Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

3. Quy định về tình trạnh pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp”

4. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp

Trả lời:

1. Địa chỉ liên lạc được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về địa chỉ liên lạc như sau:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

13. Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc.”

Địa chỉ liên lạc theo quy định là địa chỉ hợp pháp, được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Địa chỉ liên lạc có thể là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức nhưng cũng có thể là địa chỉ thường trú hay địa chỉ khác của cá nhân mà người đó thực hiện đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc. Quy định như vậy không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn địa chỉ liên lạc phù hợp mà còn đáp ứng được nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp, cá nhân có liên quan trong quá trình hoạt động.

2. Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Trong quá trình thực hiện thủ tục, cần tuân thủ chặt chẽ các quy định liên quan đến trụ sở chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như: vị trí đặt trụ sở chính, xác định địa giới đơn vị hành chính, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có số điện thoại, số fax,.. hay các vấn đề về gắn tên doanh nghiệp, chế độ lưu giữ tài liệu, hồ sơ và niêm yết công khai các thông tin bất thường tại trụ sở chính như sau:

- Thứ nhất, cần đặt trụ sở chính của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và cần xác định địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử theo luật định.

Căn cứ theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:

“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, trụ sở chính không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định địa điểm để tiến hành thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình mà còn là nơi thiết lập các phương tiện liên lạc chính thức. Do đó, khi thực hiện đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp, cần xác định cụ thể địa giới đơn vị hành chính và bảo đảm các thông tin cần thiết như: Số điện thoại, số fax, thư điện tử,...

Ngoài ra, pháp luật còn yêu cầu chặt chẽ về việc đặt trụ sở của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Đây không chỉ là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể hoạt động kinh doanh hợp pháp tại quốc gia mà qua đó, thể hiện rõ việc tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc chủ quyền lãnh thổ. Bên cạnh đó, quy định còn là nền tảng pháp lý quan trọng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay.

- Thứ hai, doanh nghiệp cần thực hiện quy định liên quan đến việc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì:

“Điều 37. Tên doanh nghiệp

...

4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính,...”

Như vậy, việc không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính là trái với quy định.

- Thứ ba, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính hoặc Điều lệ công ty có quy định khác.

Lưu ý đối với chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp cần được thực hiện chặt chẽ theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 như sau:

"Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây: 

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

h) Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

Quy định về lưu giữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp tại trụ sở chính thật sự cần thiết, không chỉ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình xác minh, kiểm tra, quản lý thông tin của cơ quan có thẩm quyền mà còn bảo đảm tính kịp thời, minh bạch và đầy đủ trong quá trình cung cấp hồ sơ, tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, quy định này đã thể hiện rõ mối quan hệ chặt chẽ giữa trách nhiệm của doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở chính. Sở dĩ, tài liệu của doanh nghiệp gồm những loại giấy tờ, hồ sơ pháp lý quan trọng và trụ sở chính là địa điểm liên lạc chính thức, được đăng ký hợp pháp theo luật định, do vậy, quy định về nghĩa vụ chịu trách nhiệm quản lý và bảo vệ toàn bộ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính là điều hoàn toàn hợp lý.

- Thứ tư, phải niêm yết công khai các thông tin bất thường tại trụ sở chính của doanh nghiệp.

Một điểm đáng lưu ý trong quá trình lựa chọn và đăng ký địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là nghĩa vụ công bố, niêm yết công khai thông tin bất thường theo quy định cụ thể tại Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

"Điều 110. Công bố thông tin bất thường

1. Công ty phải công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của công ty về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây:

a) Tài khoản của công ty bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa;

b) Tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

c) Sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

d) Thay đổi thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên;

đ) Có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với người quản lý doanh nghiệp;

e) Có kết luận của cơ quan thanh tra hoặc của cơ quan quản lý thuế về việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp;

g) Có quyết định thay đổi tổ chức kiểm toán độc lập hoặc bị từ chối kiểm toán báo cáo tài chính;

h) Có quyết định thành lập, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; quyết định đầu tư, giảm vốn hoặc thoái vốn đầu tư tại các công ty khác.

2. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Doanh nghiệp phải niêm yết công khai tại trụ sở chính và gửi cơ quan đại diện chủ sở hữu về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện quy định tại khoản 1 Điều 110 Luật Doanh nghiệp2020.

Tóm lại, khi tiến hành đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp, chủ thể thực hiện việc đăng ký cần lưu ý, nắm bắt và hiểu rõ các quy định liên quan đến trụ sở chính của doanh nghiệp để có thể xác định được cụ thể, chính xác địa chỉ trụ sở chính cần đăng ký, tránh xung đột, mâu thuẫn cũng như giảm thiểu trở ngại trong quản lý, kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền.

3. Quy định về tình trạnh pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp” 

Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp được quy định tại khoản 3 Điều 35 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:

“Điều 35. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp

Các tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

...

3. “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp được Cơ quan thuế lập biên bản xác minh về việc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Thông tin về doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký do Cơ quan thuế cung cấp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Việc chuyển tình trạng pháp lý và kết thúc tình trạng pháp lý này do Cơ quan thuế quyết định, trừ trường hợp doanh nghiệp đang thuộc tình trạng pháp lý quy định tại các khoản 2, 4, 5, 6 và 7 Điều này. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin về tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” của doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ghi nhận, cập nhật tình trạng pháp lý do Cơ quan thuế cung cấp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”

Dẫn chiếu đến khoản 2, 4, 5, 6 và 7 Điều 35 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp như sau:

“Điều 35. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp

Các tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

...

2. “Tạm ngừng kinh doanh” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại Nghị định này.

...

4. “Bị thu hồi do cưỡng chế về quản lý thuế” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đã bị Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đề nghị của Cơ quan quản lý thuế về thực hiện biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế.

5. “Đang làm thủ tục giải thể, bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đã được Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo đang làm thủ tục giải thể; doanh nghiệp đã bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập và đang làm thủ tục quyết toán và chuyển giao nghĩa vụ thuế với Cơ quan thuế do bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập.

6. “Đang làm thủ tục phá sản” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đã có quyết định mở thủ tục phá sản của Tòa án theo quy định của pháp luật về phá sản.

7. “Đã giải thể, phá sản, chấm dứt tồn tại” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đã được Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo về việc giải thể; doanh nghiệp có quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án theo quy định của pháp luật về phá sản; doanh nghiệp chấm dứt tồn tại do bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập theo quy định tại Luật Doanh nghiệp.”

Như vậy, việc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là trạng thái pháp lý được pháp luật về doanh nghiệp đề cập đến và được ghi nhận trong biên bản xác minh của Cơ quan thuế. Đồng thời, biên bản xác minh cần bảo đảm nội dung, thông tin về doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký theo luật định.

Đáng chú ý, Điều 35 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không chỉ trao cho Cơ quan thuế trách nhiệm ghi nhận tình trạng pháp lý trên tại Biên bản xác minh, gửi thông tin về tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” của doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh mà còn có quyền quyết định về việc kết thúc tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, ngoại trừ doanh nghiệp rơi vào một trong những tình trạng pháp lý được quy định tại khoản 2, 4, 5, 6 và 7 Điều 35 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cần thực hiện việc ghi nhận và cập nhật kịp thời, chính xác tình trạng pháp lý do Cơ quan thuế cung cấp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc ghi nhận tình trạng pháp lý nêu trên không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tư cách pháp lý, mức độ uy tín của doanh nghiệp, khách hàng, đối tác và các bên khác có liên quan. Qua đó, quy định này góp phần nâng cao tính minh bạch, kỷ luật và trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh, đồng thời ngăn ngừa việc lợi dụng pháp nhân để thực hiện các hành vi gian lận hoặc trốn tránh nghĩa vụ pháp lý.

4. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp

Cùng với tinh thần nâng cao trách nhiệm bảo vệ an toàn pháp lý cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế, ngày 28/12/2021, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chinh trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư (sau đây được gọi tắt là “Nghị định 122/2021/NĐ-CP”) . Cụ thể, quy định tại Điều 43, Điều 45 và điểm d khoản 1 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về vi phạm về kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:

“Điều 43. Vi phạm về kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.”

"Điều 45. Vi phạm về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

b) Thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn quy định.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.”

Và

“Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

...

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.”

Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định liên quan đến tính chính xác của thông tin được kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cụ thể đối với nội dung đăng ký địa chỉ trụ sở chính để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn luật định là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý có thể xảy ra. Trong trường hợp vi phạm quy định trên, doanh nghiệp phải chịu chế tài theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp cùng với các biện pháp khắc phục hậu quả tương ứng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hết sức lưu ý về việc không thực hiện lưu giữ hồ sơ, tài liệu cũng phải chịu phạt tiền trong khuôn khổ pháp luật quy định.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra một cách toàn diện và kỹ lưỡng về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, đặc biệt tình trạng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những biện pháp xử lý đúng đắn và có các bước chuẩn bị sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

Tóm lại, pháp luật về doanh nghiệp đã có những quy định then chốt nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi tham gia vào thị trường Việt Nam cũng như thể hiện rõ quyền quản lý, kiểm soát doanh nghiệp của Nhà nước.

Trân trọng./.