Đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi bắt đầu kinh doanh một tiệm ăn nhỏ dưới hình thức hộ kinh doanh được một khoảng thời gian. Tuy nhiên, vì không thích tên hiện tại nữa nên tôi muốn thay đổi tên tiệm thành một tên mới có được không? Và để tránh các rủi ro không đáng có, pháp luật hiện nay quy định như thế nào về việc đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh? Mong Luật sư giải đáp!
MỤC LỤC
1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được quy định tại khoản 2 Điều 99 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây được gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 99. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh
...
2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
a) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
b) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.”
Đăng ký hộ kinh doanh là thủ tục hành chính mà người thành lập hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện để bảo đảm hộ kinh doanh được hoạt động hợp pháp trên thị trường. Theo đó, khi thực hiện việc đăng ký, hộ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ pháp lý sau: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh nếu hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Ngoài ra, để việc đăng ký được diễn ra thuận lợi, Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định cụ thể giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo Mẫu số 1 tại Phụ lục II được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC này. Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ góp phần tiết kiệm tối đa thời gian xử lý hồ sơ, bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh mà còn thể hiện rõsự chuyên nghiệp, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
2. Đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?
Trong quá trình hoạt động, việc cập nhật và bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch của dữ liệu quản lý nhà nước. Do vậy, để việc đăng ký diễn ra một cách thuận lợi, Điều 101 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chặt chẽ như sau:
“Điều 101. Đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh
1. Khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh phải bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại liên hệ trong hồ sơ đăng ký. Trường hợp hộ kinh doanh không bổ sung thông tin về số điện thoại liên hệ thì hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh được coi là không hợp lệ.
2. Trường hợp hộ kinh doanh cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 100 Nghị định này thì hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho hộ kinh doanh. Trường hợp hộ kinh doanh cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ có trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh.
3. Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở của hộ kinh doanh thì hộ kinh doanh được tiếp tục hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã được cấp mà không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở. Khi có nhu cầu hoặc khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để được cập nhật thông tin về địa chỉ trụ sở và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.”
Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh như sau:
“Điều 100. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh
1. Chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi một trong các nội dung sau đây:
a) Tên hộ kinh doanh;
b) Địa chỉ trụ sở;
c) Chủ hộ kinh doanh;
d) Thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
đ) Vốn kinh doanh;
e) Ngành, nghề kinh doanh;
g) Nội dung đăng ký thuế của hộ kinh doanh, trừ phương pháp tính thuế.
2. Khi thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh quy định tại các điểm a, b, đ, e và g khoản 1 Điều này, hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Hồ sơ gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh ký.
Trường hợp việc thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển trụ sở theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
3. Trường hợp thay đổi chủ hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh ủy quyền cho một trong các thành viên còn lại làm chủ hộ kinh doanh thì hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây;
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh;
b) Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
4. Trường hợp hộ kinh doanh do thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập thay đổi chủ hộ do chủ hộ chết hoặc bị Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì hồ sơ đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều này, kèm theo bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
5. Trường hợp hộ kinh doanh có hai thành viên mà thành viên là chủ hộ kinh doanh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì thành viên còn lại là chủ hộ kinh doanh. Hồ sơ đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh trong trường hợp này gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh và bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
6. Trường hợp thay đổi thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh;
b) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên mới cho chủ hộ kinh doanh trong trường hợp tiếp nhận thành viên mới. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
7. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin thay đổi của hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho hộ kinh doanh. Trường hợp thay đổi các nội dung quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e khoản 1 Điều này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh.”
Trên thực tế, hộ kinh doanh có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin trong hồ sơ đăng ký, không chỉ đối với những thông tin quan trọng như: Tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, thông tin của chủ hộ,... theo quy định tại Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mà còn có thể có các nội dung khác cần cập nhật để bảo đảm tính chính xác trong quá trình hoạt động. Để việc cập nhật, bổ sung thông tin trên diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh cần hoàn tất giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh và gửi giấy đề nghị này đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Trong thời hạn 01 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không chỉ xem xét tính hợp lệ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh mà còn phải thông báo kịp thời cho hộ kinh doanh về những nội dung cần sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu. Quy định như vậy không những đảm bảo sự nhanh chóng, minh bạch mà còn nâng cao tính trách nhiệm và hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước. Đồng thời, nếu có sự thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký, cơ quan đăng ký có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh.
Ngoài ra, quy định còn dự liệu được tình huống phát sinh trong thực tế khi việc thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở của hộ kinh doanh. Theo đó, hộ kinh doanh vẫn tiếp tục hoạt động hợp pháp theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã được cấp mà không cần phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi ngay lập tức. Tuy nhiên, để bảo đảm thông tin đăng ký luôn được đồng bộ trong hệ thống quản lý, khi hộ kinh doanh có nhu cầu hoặc thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký, hộ kinh doanh phải gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan có thẩm quyền để được cập nhật địa chỉ trụ sở mới và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định pháp luật.
Đáng lưu ý, quy định tại Điều 101 Nghị định 168/2025/NĐ-CP còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp đầy đủ thông tin về số điện thoại liên hệ trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Sở dĩ, số điện thoại liên hệ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kết nối giữa cơ quan quản lý và chủ thể kinh doanh, không chỉ giúp cơ quan nhà nước có thẩm quyền dễ dàng thực hiện việc thông báo, hướng dẫn hay xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của hộ kinh doanh, mà còn góp phần nâng cao tính đồng bộ, chính xác của dữ liệu trong hệ thống quản lý. Việc hộ kinh doanh không bổ sung số điện thoại liên hệ khiến hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh được coi là không hợp lệ như một lời nhắc nhở đến hộ kinh doanh về trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin trong quá trình đăng ký.
Từ những cơ sở trên, đối với trường hợp của bạn, việc thay đổi tên của hộ kinh doanh là một trong những trường hợp mà pháp luật cho phép nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hộ kinh doanh hoạt động trên thị trường. Đồng thời, để việc thay đổi tên của hộ kinh doanh được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh cũng như bảo đảm tính hợp lệ, trung thực của thông tin được kê khai trong hồ sơ đăng ký này theo các quy định nêu trên.
Trân trọng./.
