Đại diện theo ủy quyền có thể là những ai? Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức được quy định như thế nào? Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Doanh nghiệp tôi là thành viên góp vốn 40% tại Công ty trách nhiệm hữu hạn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực chăn nuôi gia súc. Sắp tới, doanh nghiệp có dự kiến cử một số đại diện theo ủy quyền để thay mặt công ty thực hiện nghĩa vụ nhất định. Do đó, trước khi tiến hành, tôi muốn biết thêm đại diện theo ủy quyền có thề bao gồm những ai? Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức và trách nhiệm của họ được thực hiện ra sao? Mong Luật sư giải đáp thắc mắc!
MỤC LỤC
1. Đại diện theo ủy quyền có thể là những ai?
3. Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền được thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Đại diện theo ủy quyền có thể là những ai?
Căn cứ theo quy định tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện theo ủy quyền như sau:
“Điều 138. Đại diện theo ủy quyền
1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.”
Như vậy, đại diện theo ủy quyền được hiểu là cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân, pháp nhân được đại diện tham gia xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự.
Bên cạnh đó, Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 đã quy định rõ ràng, chặt chẽ đối với đại diện theo ủy quyền của hộ gia đình, tổ hợp tác và các tổ chức khác không có tư cách pháp nhân. Cụ thể, các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
Đáng chú ý, khoản 3 Điều luật này đã mở rộng quyền đại diện cho người từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, qua đó thể hiện điểm tiến bộ, ghi nhận khả năng nhận thức và hành vi của người chưa thành niên trong một số trường hợp nhất định. Đồng thời, quy định cũng là căn cứ pháp lý vững chắc để họ có thể tham gia vào các giao dịch dân sự phù hợp với độ tuổi của mình.
2. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức được quy định như thế nào?
Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức được quy định tại Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 14. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức
1. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.
2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện theo quy định sau đây:
a) Tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền;
b) Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền.
3. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần cho mỗi người đại diện theo ủy quyền. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định phần vốn góp, số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền thì phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho tất cả người đại diện theo ủy quyền.
4. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
b) Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu cổ phần, phần vốn góp tương ứng của mỗi người đại diện theo ủy quyền;
c) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân từng người đại diện theo ủy quyền;
d) Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được đại diện;
đ) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền.
5. Người đại diện theo ủy quyền phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a) Không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật này;
b) Thành viên, cổ đông là doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 của Luật này không được cử người có quan hệ gia đình của người quản lý công ty và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện tại công ty khác;
c) Tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.”
Dẫn chiếu đến khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi điểm a, b khoản 6 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 và điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 17. Quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và quản lý doanh nghiệp
...
2. Tổ chức, cá nhân sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức, trừ trường hợp được thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;
c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng;
g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.”
Và
“Điều 88. Doanh nghiệp nhà nước
1. Doanh nghiệp nhà nước được tổ chức quản lý dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, bao gồm:
...
b) Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.”
Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 đã cụ thể hóa quy định về đại diện theo ủy quyền. Cụ thể, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty ủy quyền dưới hình thức văn bản và nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty thực hiện một số công việc cụ thể liên quan đến hoạt động của công ty.
Quy định cụ thể về số lượng người đại diện theo ủy quyền và phần vốn góp, số cổ phần cho mỗi người đại diện theo ủy quyền tạo điều kiện thuận lợi, công bằng cũng như tránh tình trạng lạm dụng quyền lực trong hoạt động vận hành và quản lý công ty. Bên cạnh đó, pháp luật về doanh nghiệp cũng đưa ra yêu cầu bắt buộc đối với các nội dung chủ yếu phải có trong văn bản cử người đại diện và hiệu lực phát sinh đối với công ty được xác định kể từ ngày công ty nhận được văn bản. Có thể thấy, văn bản cử người đại diện là căn cứ pháp lý để xác nhận tư cách đại diện mà còn là cơ chế quan trọng nhằm bảo vệ cả quyền lợi của tổ chức ủy quyền.
Pháp luật về doanh nghiệp không chỉ đưa ra điều kiện yêu cầu người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chứctuân thủ mà còn tạo cơ hội mở, cho phép doanh nghiệp chủ động quy định các tiêu chuẩn, điều kiện khác trong Điều lệ công ty sao cho phù hợp với nhu cầu quản trị nội bộ.
Đặc biệt, đối với thành viên, cổ đông là doanh nghiệp nhà nước thì không được cử những người có quan hệ gia đình với người quản lý công ty hoặc người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý làm người đại diện tại công ty khác. Quy định như thế nhằm ngăn chặn tình trạng thao túng, bất công bằng trong quá trình vận hành và quản lý công ty, đồng thời, góp phần nâng cao tính khách quan, hiệu quả trong việc thực hiện quyền đại diện theo quy định pháp luật.
3. Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền được thực hiện ra sao?
Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là công ty được quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 15. Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức
1. Người đại diện theo ủy quyền nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Mọi hạn chế của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đối với người đại diện theo ủy quyền trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty tương ứng tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba.
2. Người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm tham dự đầy đủ cuộc họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông; thực hiện quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện.
3. Người đại diện theo ủy quyền chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện do vi phạm trách nhiệm quy định tại Điều này. Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền.”
Việc tuân thủ các quy định liên quan đến trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền đóng vai trò vô cùng quan trọng; bởi họ là người thay mặt cho chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện bảo đảm cho hoạt động của công ty diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Thấu hiểu được vai trò quan trọng này, pháp luật về doanh nghiệp cũng đã đặt ra trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ, cẩn trọng và trung thực các quyền, nghĩa vụ mà họ được ủy quyền; đồng thời, người đại diện theo ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện khi có vi phạm xảy ra. Còn chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền.
Như vậy, quy định trên không chỉ xác định rõ trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền mà còn thiết lập cơ chế chịu trách nhiệm trong trong mối quan hệ giữa người đại diện, tổ chức cử đại diện và bên thứ ba; góp phần bảo đảm hiệu quả quản trị doanh nghiệp và an toàn pháp lý trong các giao dịch dân sự.
Trân trọng./.
