Đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm những ai? Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như thế nào? Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi có dự kiến thành lập doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bất động sản tại địa phương tôi sinh sống. Để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, tôi muốn biết hiện nay, đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm những ai? Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như thế nào? Và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện ra sao? Mong nhận được sự hỗ trợ từ Luật sư!
MỤC LỤC
1. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm những ai?
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm những ai?
Căn cứ theo quy định tại Điều 137 Bộ luật Dân sự năm 2015 về đại diện theo pháp luật của pháp nhân như sau:
“Điều 137. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân
1. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm:
a) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ;
b) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật;
c) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
2. Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định tại Điều 140 và Điều 141 của Bộ luật này.”
Dẫn chiếu đến quy định Điều 140 và Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 như sau:
“Điều 140. Thời hạn đại diện
1. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thời hạn đại diện được xác định như sau:
a) Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó;
b) Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện.
3. Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp sau đây:
a) Theo thỏa thuận;
b) Thời hạn ủy quyền đã hết;
c) Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;
d) Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;
đ) Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;
e) Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 của Bộ luật này;
g) Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.
4. Đại diện theo pháp luật chấm dứt trong trường hợp sau đây:
a) Người được đại diện là cá nhân đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục;
b) Người được đại diện là cá nhân chết;
c) Người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;
d) Căn cứ khác theo quy định của Bộ luật này hoặc luật khác có liên quan.
Điều 141. Phạm vi đại diện
1. Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:
a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
b) Điều lệ của pháp nhân;
c) Nội dung ủy quyền;
d) Quy định khác của pháp luật.
2. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
4. Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình.”
Quy định nhằm xác định chủ thể nào có quyền nhân danh pháp nhân để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Theo đó, các chủ thể có thể là cá nhân được chỉ định trong điều lệ công ty, theo theo quy định của pháp luật hoặc do Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tố tụng khác chỉ định theo quy định của pháp luật.
Mỗi pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân trong phạm vi và thời hạn nhất định được quy định cụ thể tại Điều 140 và Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015. Có thể thấy, việc xây dựng cơ sở pháp lý rõ ràng như vậy không chỉ góp phần làm giảm đi những chồng chéo về trách nhiệm, nghĩa vụ mà còn bảo đảm quyền và lợi ích chính đáng của mỗi người đại diện cho pháp nhân.
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau:
“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiệm bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
7. Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân, không bao gồm tổ chức, được pháp luật ghi nhận với vai trò đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hành vi pháp lý như: Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án,...
Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 mở ra khả năng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần được có nhiều người đại diện theo pháp luật với điều kiện điều lệ công ty phải quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện trong điều lệ công ty và tuân theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam khi xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định, với mục đích bảo đảm cho doanh nghiệp luôn có người đủ thẩm quyền để giải quyết khi có tranh chấp, khiếu nại phát sinh, tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Nhằm ngăn chặn khoảng trống pháp lý, bảo đảm tính liên tục trong quản trị doanh nghiệp, khoản 4 Điều luật trên cho phép người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp hay cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong trường hợp quá 30 ngày mà không ủy quyền theo quy định cũng như rơi vào các trường hợp được liệt kê tại khoản 5 Điều này thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong trường hợp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự và các trường hợp khác theo quy định pháp luật thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
Có thể thấy, quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cổ đông, thành viên công ty. Đặc biệt, cơ chế đương nhiên đại diện đối với loại hình trách nhiệm hữu hạn hai thành viên là cơ sở pháp lý đóng vai trò quan trọng, giúp tăng tính chủ động, linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình hoạt động và quản trị công ty.
3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện ra sao?
Trách nhiệm của của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 như sau:
“Điều 13. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.”
Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật nhằm bảo đảm tính minh bạch, trung thực và hiệu quả trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Theo đó, người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đây là nguyên tắc nền tảng nhằm bảo vệ tài sản, uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Pháp luật cũng đặt ra yêu cầu về nghĩa vụ trung thành, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không được lạm dụng địa vị, chức vụ,... để thu lợi cá nhân hay phục vụ lợi ích cho bên thứ ba. Bên cạnh đó,người đại diện còn có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ thông tin khi bản thân hoặc người liên quan của mình sở hữu, góp vốn hay điều hành doanh nghiệp khác. Việc thông báo kịp thời, chính xác mối quan hệ này nhằm giúp hạn chế xung đột lợi ích và bảo đảm tính công bằng, minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, nếu người đại diện theo pháp luật vi phạm các nghĩa vụ trên và gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân. Có thể thấy, quy định này không chỉmang tính răn đe mà còn góp phần nâng cao ý thức tuân thủpháp luật, đạo đức nghề nghiệp đối với cá nhân đại diện theo pháp luật.
Trân trọng./.
