Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì? Chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì các dữ liệu, thông tin về đăng ký doanh nghiệp được cơ quan có thẩm quyền cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, tôi không biết Cơ sở dữ liệu quốc gia này là gì? Và trong quá trình cập nhật thông tin như vậy, pháp luật quy định về việc chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu ra sao để bảo đảm tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp? Mong Luật sư giải đáp!
MỤC LỤC
1. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì?
2. Chuyển đổi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện như thế nào?
3. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì?
Trong quá trình xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch và thống nhất, việc quản lý thông tin về doanh nghiệp đóng vai trò trọng yếu. Để bảo đảm tính chính xác, đồng bộ và có giá trị pháp lý, pháp luật đã quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cụ thể theo khoản 9 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết tại khoản 6 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây được gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
"Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
9. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.”
Và
"Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
6. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về đăng ký doanh nghiệp.”
Như vậy, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm toàn bộ dữ liệu liên quan đến đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc được thu thập, lưu trữ và quản lý một cách hệ thống. Đây không chỉ là công cụ then chốt, tạo nền tảng cho việc quản lý tập trung, đồng bộ mà còn mang ý nghĩa pháp lý đặc biệt. Theo đó, mọi dữ liệu trong hồ sơ đăng ký và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp được lưu giữ tại đây chính là thông tin gốc và có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, kiểm soát, tra cứu liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
2. Chuyển đổi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện như thế nào?
Để bảo đảm sự thống nhất, minh bạch của thông tin, pháp luật quy định việc chuyển đổi toàn bộ dữ liệu đăng ký doanh nghiệp từ các cơ quan có thẩm quyền vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cụ thể tại Điều 75 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
"Điều 75. Chuyển đổi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp
1. Thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế lưu giữ tại tất cả Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và thông tin về nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương đều phải được chuyển đổi vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các thông tin đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, Cơ quan đăng ký đầu tư là thông tin gốc về doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi dữ liệu.
2. Việc triển khai công tác chuyển đổi, bổ sung dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo kế hoạch của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.”
Như vậy, các thông tin về đăng ký kinh doanh trong hồ sơ, giấy tờ pháp lý được quy định cụ thể tại Điều 75 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đều phải được chuyển đổi một cách minh bạch và đồng bộ vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, cần bảo đảm giá trị pháp lý của các thông tin này khi thực hiện chuyển đổi dữ liệu. Quy định không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ, cập nhật thông tin mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tra cứu và phục vụ hoạt động của Nhà nước, doanh nghiệp và xã hội.
3. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện như thế nào?
Để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và đồng bộ của Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, pháp luật đặt ra yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình quản lý hiện đại, nhằm khắc phục những thiếu sót, chưa chính xác giữa dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy, đồng thời tăng cường trách nhiệm phối hợp giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh và doanh nghiệp. Cụ thể Điều 76 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định như sau:
"Điều 76. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp
1. Chuẩn hóa dữ liệu là việc thực hiện các bước rà soát, kiểm tra, đối chiếu và bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp đã được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Trên cơ sở thông tin đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong phạm vi địa phương quản lý, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo về việc rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đến doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp đối chiếu, bổ sung, cập nhật thông tin.
Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy, doanh nghiệp gửi thông báo bổ sung, cập nhật thông tin tới Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 57 Nghị định này trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin thông báo tới Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
3. Đối với dữ liệu của doanh nghiệp được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mà hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa được số hóa, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chịu trách nhiệm số hóa, đặt tên văn bản điện tử tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và lưu giữ đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Việc triển khai công tác số hóa hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu, cập nhật và bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo kế hoạch của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.”
Dẫn chiếu đến khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:
"Điều 57. Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy mới cho doanh nghiệp.”
Như vậy, chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp là quá trình vừa mang tính kỹ thuật, vừa có ý nghĩa pháp lý quan trọng, không chỉ bảo đảm dữ liệu được số hóa, đối chiếu và cập nhật chính xác mà còn ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo về việc rà soát thông tin, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đến doanh nghiệp và yêu cầu doanh nghiệp đối chiếu, bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định của pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải có trách nhiệm gửi thông báo bổ sung, cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ và trung thực tới Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nếu hồ sơ bị thiếu hoặc chưa chính xác trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền gửi thông báo.
Đồng thời, để bảo đảm tính bảo mật thông tin, khi chuyển đổi dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì phải thực hiện công tác số hóa, đặt tên văn bản điện tử tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký và lưu giữ đầy đủ, cẩn thận hồ sơ này vào Cơ sở dữ liệu theo quy định. Qua đó, có thể thấy Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không chỉ trở thành nơi lưu giữ thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà còn là nguồn dữ liệu tin cậy, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác thông tin của doanh nghiệp và xã hội.
Trân trọng./.
