Hội nghị nhà chung cư là gì? Điều kiện và quy trình tổ chức hội nghị chung cư lần đầu ra sao?

Hội nghị nhà chung cư là sự kiện quan trọng nhằm bầu ra Ban quản trị và quyết định các vấn đề liên quan đến quản lý, vận hành tòa nhà. Đặc biệt, đối với các chung cư mới, hội nghị lần đầu có vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng quản lý và quy chế hoạt động. Vậy điều kiện để tổ chức hội nghị chung cư lần đầu là gì? Quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

MỤC LỤC

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

2. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu ra sao?

3. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu như thế nào?

Trả lời:

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa chủ sở hữu và người đại diện cho người sử dụng nhà chung cư hoặc đại diện người đang sử dụng chung cư (nếu chủ sở hữu không tham dự).

 - Đối với nhà khu tập thể chung cư có một chủ sở hữu thì cuộc họp đại diện chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư.

- Đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị chung cư là cuộc họp của người đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư hoặc trường hợp chủ sở hữu không tham dự là cuộc họp của những người đang sử dụng. Chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ có thể ủy quyền cho người khác dự họp.

Đặc điểm của hội nghị chung cư:

- Có quyết định mọi mặt quan trọng của quản lý vận hành bất động sản, sử dụng nhà chung cư. Đặc biệt là đề cử, bầu, bãi nhiệm thành viên ban quản trị và phê duyệt, bổ sung, sửa đổi nội quy quản lý nhà chung cư.

- Chỉ được diễn ra khi đáp ứng một số điều kiện nhất định

- Có hai hình thức họp chung cư (hội nghị của tòa nhà chung cư và hội nghị của cụm nhà chung cư). Điều kiện tổ chức cũng sẽ có sự khác nhau nhất định.

- Kết quả họp chung cư quyết định nội dung nào đó đều được thông qua biểu quyết (đa số thông qua hình thức bỏ phiếu). Thư ký cuộc họp nhà chung cư sẽ ghi chép kết quả.

2. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu ra sao?

Khoản 1 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định về điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu gồm:

Điều kiện tổ chức

- Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua).

Trường hợp quá thời hạn quy định tại điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;

- Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

Điều kiện về số người tham gia

- Đối với Hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.

Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị nhà chung cư;

- Đối với Hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đại diện chủ sở hữu đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự.

Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư riêng.

Như vậy, cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên để hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức đúng quy định.

3. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu như thế nào?

Quy trình được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD như sau:

Đối tượng tham gia

- Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư hoặc đại diện của Uỷ ban nhân dân cấp xã (nếu do Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị).

- Chủ sở hữu căn hộ chung cư. Nếu chủ sở hữu không có mặt thì người đang sử dụng căn hộ chung cư. Trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu căn hộ

Nội dung cần chuẩn bị

- Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư lần đầu.

- Những đề xuất sửa đổi, bổ sung dự kiến sẽ trình bày trong hội nghị về nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có).

- Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư (dự thảo) và đề xuất danh sách cũng như số lượng thành vien Bản quản trị…

- Một số đề xuất khác như: Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo để Hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua…

Những công việc phải thực hiện

Chủ đầu tư phải thực hiện các công việc sau trong hội nghị nhà chung cư:

- Họp trù bị để chuẩn bị nội dung hội nghị nhà chung cư chính thức (nếu có).

- Thông báo thời gian, địa điểm và các nội dung sẽ họp trong hội nghị.

- Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu của các căn hộ tham dự hội nghị.

- Thông báo giá dịch vụ phải trả cho các chủ sở hữu hoặc sử dụng căn hộ như phí bể bơi, phòng tập, siêu thị, các loại dịch vụ khác…

Nội dung quyết định của hội nghị nhà chung cư lần đầu

- Quy chế họp Hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);

- Quy chế bầu Ban quản trị, tên gọi của Ban quản trị, số lượng thành viên Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị…

- Kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;

- Sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);

- Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;

- Tỷ lệ số lượng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tham dự Hội nghị nhà chung cư thường niên trong trường hợp có ít hơn 30% số đại diện chủ sở hữu tham dự

- Hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, các hạng mục bảo trì cần giám sát, phương thức thanh toán kinh phí thực hiện bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;

- Các nội dung khác phải thông qua Hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này hoặc các nội dung khác có liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư...

Trân trọng./.