Tài liệu của doanh nghiệp bao gồm những gì? Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty của tôi là một doanh nghiệp mới thành lập, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn tài chính. Chúng tôi đang xây dựng hệ thống quản lý tài liệu và muốn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Luật sư có thể cho tôi biết, tài liệu của doanh nghiệp bao gồm những gì? Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
MỤC LỤC
1. Tài liệu của doanh nghiệp bao gồm những gì?
2. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Tài liệu của doanh nghiệp bao gồm những gì?
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.”
Như vậy, tài liệu của doanh nghiệp bao gồm:
(i) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp:
- Điều lệ công ty.
- Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Sổ đăng ký thành viên của công ty hoặc sổ đăng ký các cổ đông của công ty.
(ii) Các tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty.
- Giấy phép và các giấy chứng nhận khác.
- Mọi tài liệu, các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.
(iii) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:
- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị. Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu.
- Các quyết định của doanh nghiệp.
(iv) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp: Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm, báo cáo của Ban kiểm soát.
Ngoài các tài liệu trên, một số doanh nghiệp còn có các tài liệu riêng dành cho doanh nghiệp đó.
2. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, các loại tài liệu cần lưu trữ gồm:
- Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ, sổ đăng ký thành viên/cổ đông;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giấy phép;
- Tài liệu xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Phiếu biểu quyết, biên bản họp, quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch (nếu có);
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận thanh tra, kết luận kiểm toán;
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Đồng thời, tài liệu phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặcdoanh nghiệp có thể lưu giữ tài liệu tại địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.Thời hạn lưu giữ tài liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là, tùy thuộc vào loại tài liệu, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định cụ thể về thời gian lưu trữ được quy định trong các văn bản pháp luật liên quan.
Trân trọng./.
